1            Gwybodaeth Gyffredinol

Rydym yn ymrwymedig i ddiogelu preifatrwydd a diogelwch eich gwybodaeth bersonol.

O dan y gyfraith diogelu data, rydym yn “rheolydd data”. Mae hyn yn golygu ein bod yn dal gwybodaeth bersonol amdanoch, ac mai ni sy’n gyfrifol am benderfynu sut y byddwn yn storio ac yn defnyddio’r wybodaeth bersonol honno.

Fel rheolydd data, mae gofyniad cyfreithiol arnom i ddarparu gwybodaeth benodol i unigolion rydym yn casglu, yn cael, yn storio ac yn defnyddio eu gwybodaeth bersonol. Mae’r wybodaeth honno wedi’i chynnwys yn y ddogfen hon (ein “hysbysiad preifatrwydd”).

Mae’n bwysig eich bod yn darllen y ddogfen hon (ynghyd ag unrhyw hysbysiadau preifatrwydd eraill y gallwn eu rhoi i chi ar adegau penodol) fel y byddwch yn ymwybodol o’r ffordd rydym yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol a pham, a’r hawliau sydd gennych mewn perthynas â’ch gwybodaeth bersonol.

Mae’r Polisi Preifatrwydd hwn yn gymwys i bob ymgeisydd am swydd yn y Brifysgol.

Byddwn yn cydymffurfio â chyfraith diogelu data. Mae hyn yn dweud bod yn rhaid i’r wybodaeth bersonol a ddaliwn amdanoch:

1. Cael ei defnyddio’n gyfreithlon, yn deg ac mewn modd tryloyw.

2. Cael ei chasglu at y dibenion dilys rydym wedi eu hesbonio’n glir i chi yn unig a pheidio â chael ei defnyddio mewn unrhyw ffordd sy’n anghydnaws â’r dibenion hynny.

3. Bod yn berthnasol i’r dibenion rydym wedi’ch hysbysu ohonynt ac wedi’i chyfyngu i’r dibenion hynny’n unig.

4. Yn gywir ac yn cael ei chadw’n gyfredol.

5. Cael ei chadw cyhyd ag sy’n angenrheidiol at y dibenion y cawsoch wybod amdanynt gennym yn unig.

6. Cael ei chadw’n ddiogel.

2            Pa Wybodaeth Bersonol a ddaliwn amdanoch?

Fel ymgeisydd am swydd yn y Brifysgol byddwn yn gofyn i chi ddarparu gwybodaeth bersonol benodol amdanoch chi i ni ar ddechrau’ch cais a thrwy gydol y broses recriwtio.

Mae cyfraith diogelu data yn diogelu gwybodaeth bersonol, sef, yn y bôn, unrhyw wybodaeth lle y gellir adnabod unigolyn. Mae math o wybodaeth bersonol sy’n cael diogelwch ychwanegol oherwydd ei natur sensitif neu breifat. Cyfeirir at hyn weithiau fel ‘Gwybodaeth Bersonol Categori Arbennig’ ac mae’n golygu gwybodaeth bersonol am hil, tarddiad ethnig, barn wleidyddol, credoau crefyddol neu athronyddol, aelodaeth o undeb llafur (neu ddim aelodaeth), gwybodaeth geneteg, gwybodaeth fiometrig (lle y caiff ei defnyddio i adnabod unigolyn) a gwybodaeth sy’n ymwneud ag iechyd, bywyd rhywiol neu gyfeiriadedd rhywiol unigolyn.

Caiff y wybodaeth hon ei chasglu’n uniongyrchol oddi wrth ymgeiswyr neu weithiau oddi wrth asiantaeth gyflogaeth neu ddarparwr gwasanaeth gwirio cefndir. Weithiau, gallwn gasglu gwybodaeth ychwanegol oddi wrth drydydd partïon megis cyn-gyflogwyr, asiantaethau gwirio credyd neu asiantaethau gwirio cefndir eraill, gweinyddwr pensiwn, gweithwyr proffesiynol meddygol, cyflogeion eraill, y Swyddfa Gartref, y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd, cyfleusterau mewnrwyd a rhyngrwyd, cyrff proffesiynol perthnasol.

 

Gall y wybodaeth a gasglwn yn ystod eich cyflogaeth/penodiad gyda ni gynnwys:

  • eich enw, cyfeiriad a manylion cyswllt
  • eich dyddiad geni
  • eich rhyw
  • eich addysg a’ch cymwysterau
  • eich sgiliau, eich profiad a’ch aelodaeth o gyrff proffesiynol
  • tystiolaeth o’ch gallu i weithio yn y DU, eich cenedligrwydd a’ch statws mewnfudo
  • eich trwydded yrru
  • gwybodaeth a ddarparwyd amdanoch gan eich cyn-gyflogwr/cyn-gyflogwyr a chanolwyr eraill.
  • eich hanes cyflogaeth
  • gwybodaeth a gesglir drwy’r broses recriwtio y byddwn yn ei chadw yn ystod eich cyflogaeth
  • manylion unrhyw swyddi neu benodiadau eraill neu fuddiannau busnes sydd gennych
  • unrhyw hyfforddiant a gawsoch
  • unrhyw wybodaeth bersonol arall rydych yn ei rhannu â ni, gan gynnwys ffordd o fyw ac amgylchiadau cymdeithasol
  • unrhyw addasiad(au) rhesymol a wnaed i’ch rôl neu’ch gwaith o dan Ddeddf Cydraddoldeb 2010

3            I beth y byddwn yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol a beth yw ein seiliau cyfreithiol dros wneud hynny?

Rydym yn defnyddio’r wybodaeth bersonol a ddaliwn amdanoch am nifer o ddibenion gwahanol, a restrir gennym isod. O dan gyfraith diogelu data, mae angen sail gyfreithiol ddilys arnom i ddefnyddio eich gwybodaeth bersonol. Rydym hefyd yn nodi isod y seiliau cyfreithiol y byddwn yn dibynnu arnynt.

3.1         Rydym yn defnyddio’r wybodaeth bersonol a ddaliwn amdanoch am y rhesymau canlynol:

  • cydymffurfio â’n rhwymedigaethau cyfreithiol megis cadarnhau bod gennych hawl gyfreithiol i weithio yn y DU, didynnu TWE a chyfraniadau Yswiriant Gwladol, cydymffurfio â deddfwriaeth cydraddoldeb a chyfreithiau cyflogaeth eraill, a dangos cydymffurfiaeth â hwy.
  • atal twyll
  • cydymffurfio â rhwymedigaethau iechyd a diogelwch
  • cydymffurfio ag unrhyw ofynion rheoleiddiol a dangos cydymffurfiaeth â hwy

Yn yr achosion hyn, y sail gyfreithiol y byddwn yn dibynnu arni i brosesu eich gwybodaeth bersonol fydd ei bod yn angenrheidiol er mwyn cydymffurfio â’n rhwymedigaethau cyfreithiol.

3.2         Byddwn hefyd yn defnyddio’r wybodaeth bersonol a ddaliwn amdanoch am y rhesymau canlynol:

  • gwneud penderfyniadau ynglŷn â’ch penodiad
  • asesu cymwysterau ar gyfer swydd neu dasg benodol
  • at ddibenion cyflogaeth neu weinyddu contract cyffredinol
  • monitro cydymffurfiaeth ag unrhyw un o’n polisïau a’n gweithdrefnau

Ym mhob un o’r achosion hyn, y sail gyfreithiol y byddwn yn dibynnu arni i brosesu eich gwybodaeth bersonol fydd ei bod yn angenrheidiol cymryd camau ar gais testun y data cyn ymrwymo i gontract â ni.

3.3         Byddwn hefyd yn defnyddio’r wybodaeth bersonol a ddaliwn amdanoch am y rhesymau canlynol:

  • asesu gofynion addysg, hyfforddiant a datblygu
  • sicrhau diogelwch rhwydweithiau a diogelwch gwybodaeth, gan gynnwys atal mynediad diawdurdod at ein systemau cyfathrebu cyfrifiadurol ac electronig ac atal meddalwedd faleisus rhag cael ei dosbarthu
  • Ymateb i geisiadau am wybodaeth wedi’i hanonymeiddio gan sefydliadau allanol, megis CCAUC, HEFCE, HESA, ATHENA Swan

Yn yr achosion hyn, y sail gyfreithiol y byddwn yn dibynnu arni i brosesu eich gwybodaeth bersonol fydd ei bod yn unol â’n buddiannau dilys. Ein buddiannau dilys yw:

  • bod yn gyflogwr teg a rhesymol mewn perthynas â’ch penodiad ac wrth i ni benodi eraill a gallu dangos arfer cyflogaeth da a/neu
  • gydymffurfio â’n rhwymedigaethau fel cyflogwr a/neu ein polisïau a’n gweithdrefnau sy’n ymwneud ag ymgeiswyr am swydd yn y Brifysgol a dangos cydymffurfiaeth â hwy a/neu
  • ein galluogi i reoli’r Brifysgol yn effeithiol ac yn effeithlon

4            Pa Wybodaeth Bersonol Categori Arbennig a ddaliwn amdanoch?

Bydd angen i ni gadw rhai mathau o wybodaeth bersonol categori arbennig mewn perthynas â chi a allai fod yn berthnasol i’ch cyflogaeth, megis eich:

  • tarddiad hiliol neu ethnig
  • credoau crefyddol neu athronyddol
  • aelodaeth o undeb llafur
  • iechyd corfforol neu feddyliol (gan gynnwys manylion unrhyw anabledd)
  • cyfeiriadedd rhywiol
  • manylion unrhyw anabledd hysbys
  • unrhyw drosedd a gyflawnwyd neu unrhyw drosedd yr honnwyd iddi gael ei chyflawni, gan gynnwys canlyniadau gwiriadau’r Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd

 

5            I beth byddwn yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol categori arbennig a beth yw ein seiliau cyfreithiol dros wneud hynny?

Rydym yn defnyddio’r wybodaeth bersonol categori arbennig a ddaliwn amdanoch am nifer o ddibenion gwahanol, a restrir gennym isod. Mae cyfraith diogelu data yn ein gwahardd rhag prosesu unrhyw wybodaeth bersonol categori arbennig oni allwn fodloni o leiaf un o’r amodau a bennwyd o dan gyfraith diogelu data. Rydym hefyd yn nodi isod yr amodau penodol rydym yn dibynnu arnynt wrth brosesu data categori arbennig.

5.1         Rydym yn defnyddio’r wybodaeth bersonol categori arbennig a ddaliwn amdanoch am y rhesymau canlynol:

  • monitro cydraddoldeb ac amrywiaeth.
  • cydymffurfio â chyfraith ac arfer gorau cyflogaeth ac unrhyw gyfreithiau cymwys eraill a dangos cydymffurfiaeth â hwy
  • cydymffurfio ag unrhyw ofynion rheoleiddiol a dangos cydymffurfiaeth â hwy
  • asesu eich addasrwydd i weithio
  • gwneud unrhyw addasiadau rhesymol i’ch rôl
  • darparu data perthnasol i sefydliadau allanol (e.e. ATHENA Swan, Stonewall ac ati) i ddangos cydymffurfiaeth y Brifysgol â chyfraith ac arfer gorau cyflogaeth

Yn yr achos hwn, yr amod rydym yn dibynnu arno i brosesu’r wybodaeth yw monitro cydraddoldeb ac amrywiaeth y mae angen gwneud hynny am resymau sydd er budd sylweddol y cyhoedd, sef at ddibenion nodi neu adolygu bodolaeth neu absenoldeb cyfle cyfartal neu driniaeth rhwng grwpiau o bobl a nodwyd mewn perthynas â’r categori hwnnw gyda’r nod o’i gwneud yn bosibl i gydraddoldeb o’r fath gael ei hyrwyddo neu ei gynnal.

5.2         Rydym hefyd yn defnyddio’r wybodaeth bersonol categori arbennig a ddaliwn amdanoch am y rhesymau canlynol:

Yn yr achosion hyn, yr amodau rydym yn dibynnu arnynt i brosesu’r wybodaeth yw ei bod yn angenrheidiol gwneud hynny er mwyn cyflawni’r rhwymedigaethau ac arfer hawliau penodol ym maes cyfraith cyflogaeth.

5.3         Mewn achosion lle y cyflwynwyd hawliad yn erbyn y Brifysgol neu lle mae risg bosibl o anghydfod cyfreithiol neu hawliad efallai y bydd angen i ni brosesu eich gwybodaeth bersonol categori arbennig lle mae angen cadarnhau, arfer neu amddiffyn hawliadau cyfreithiol.

5.4       Rydym yn rhagweld y byddwn yn dal gwybodaeth am gollfarnau troseddol.

Dim ond os yw’n briodol o ystyried natur y rôl a lle y gallwn wneud hynny o dan y gyfraith y byddwn yn casglu gwybodaeth am gollfarnau troseddol. Lle y bo’n briodol, byddwn yn casglu gwybodaeth am gollfarnau troseddol fel rhan o’r broses recriwtio neu gallwn gael ein hysbysu o wybodaeth o’r fath yn uniongyrchol gennych chi pan fyddwch yn gweithio i ni.

Dim ond lle mae’r gyfraith yn caniatáu i ni wneud hynny y byddwn yn defnyddio gwybodaeth am gollfarnau troseddol. Gwnawn hynny fel arfer pan fydd angen prosesu o’r fath am resymau sy’n gysylltiedig â budd sylweddol y cyhoedd, sef atal neu ganfod gweithredoedd anghyfreithlon, diogelu’r cyhoedd rhag anonestrwydd, atal twyll neu amheuaeth o derfysgaeth neu wyngalchu arian.

Yn llai cyffredin, efallai y byddwn yn defnyddio gwybodaeth sy’n ymwneud â chollfarnau troseddol pan fydd angen gwneud hynny mewn perthynas â hawliadau cyfreithiol, pan fydd angen gwneud hynny i ddiogelu’ch buddiannau chi (neu fuddiannau rhywun arall) ac nad ydych yn gallu cydsynio, neu pan fydd y wybodaeth eisoes yn gyhoeddus drwy eich llaw chi.

6            Gwybodaeth gyffredinol bellach am ddefnyddio eich gwybodaeth bersonol

Dim ond at y dibenion y casglwyd eich gwybodaeth bersonol gennym y byddwn yn ei defnyddio, oni bai ein bod yn rhesymol yn ystyried bod angen ei defnyddio am reswm arall a bod y rheswm hwnnw yn gydnaws â’r diben gwreiddiol. Os bydd angen i ni ddefnyddio eich gwybodaeth bersonol at ddiben anghysylltiedig, byddwn yn rhoi gwybod i chi a byddwn yn esbonio’r sail gyfreithiol sy’n caniatáu i ni wneud hynny.

Noder y gallwn brosesu eich gwybodaeth bersonol heb yn wybod i chi neu heb eich cydsyniad, yn unol â’r rheolau uchod, pan fydd yn ofynnol gwneud hyn neu pan fydd y gyfraith yn ei ganiatáu.

Byddwn yn gofyn am rai darnau o’r data personol oherwydd bod gofyniad cyfreithiol neu gytundebol arnom i gael a defnyddio’r wybodaeth neu fod angen i ni gael y wybodaeth er mwyn gallu ymrwymo i gontract â chi. Un enghraifft o hyn fyddai o dan Ddeddf Mewnfudo, Lloches a Chenedligrwydd 2006 lle mae’n ofynnol i ni fodloni ein hunain bod gennych hawl i weithio yn y DU. Bydd methiant i roi gwybodaeth benodol yn ein hatal rhag eich cyflogi neu eich penodi neu rhag cyflawni’r contract â chi rydym wedi ymrwymo iddo.

Nid ydym yn cynnal unrhyw weithgarwch gwneud penderfyniadau awtomataidd na phroffilio mewn perthynas â chi.

7            Gyda phwy rydym yn rhannu eich gwybodaeth?

Caiff eich data personol eu dal gan yr adran Adnoddau Dynol. Caiff eich data personol eu rhannu’n fewnol ag unigolion eraill a/neu adrannau pan fydd angen yn rhesymol i wneud hynny at y dibenion prosesu a nodir yn adran 2 uchod.

O bryd i’w gilydd bydd angen i ni rannu eich gwybodaeth â phobl a sefydliadau allanol. Dim ond pan fydd sail ddilys neu gyfreithiol dros wneud hynny ac mewn cydymffurfiaeth â’n rhwymedigaethau o dan gyfreithiau diogelu data y byddwn yn gwneud hynny.

Gall eich gwybodaeth gael ei datgelu i:

  • Asiantaethau cyflogaeth a recriwtio a sefydliadau lleoliadau allanol, er enghraifft Meara Mann [rhowch enwau lle y bo modd]
  • Ein cynghorwyr proffesiynol, gan gynnwys ein cyfrifwyr pan fydd ei hangen arnynt i roi eu cyngor proffesiynol i ni [rhowch enwau lle y bo modd] Eversheds, Bevan Britain.
  • Iechyd Galwedigaethol a gweithwyr proffesiynol meddygol eraill, gan gynnwys sefydliadau cymdeithasol a lles er mwyn rhoi barn feddygol i ni mewn perthynas ag unrhyw gyflwr meddygol, salwch neu anabledd sydd gennych neu a all ddatblygu yn ystod eich penodiad [rhowch enwau lle y bo modd]
  • Yr heddlu, awdurdodau lleol, y llysoedd ac unrhyw un o awdurdodau eraill y llywodraeth os byddant yn gofyn i ni wneud hynny (ond dim ond os yw’n gyfreithlon i ni wneud hynny).
  • Pobl eraill sy’n gwneud cais am fynediad at ddata, pan fydd y gyfraith yn caniatáu i ni wneud hynny.
  • Achwynwyr, pan fydd angen ymateb i unrhyw gwynion sy’n dod i law
  • Pan fydd rhwymedigaeth gyfreithiol arnom i wneud hynny, e.e. er mwyn cydymffurfio â gorchymyn llys
  • Cynghorau Cyllido
  • Cyrff cyllido ymchwil

8            Trosglwyddo Eich Gwybodaeth yn Rhyngwladol

Nid ydym yn trosglwyddo unrhyw ddata personol o’ch eiddo chi y tu allan i’r Ardal Economaidd Ewropeaidd.

9  Am Faint o Amser Rydym Yn Cadw Eich Gwybodaeth?

Er mwyn sicrhau ein bod yn cyflawni ein rhwymedigaethau cyfreithiol o ran diogelu data a phreifatrwydd, dim ond cyhyd ag y bydd ei hangen arnom at y dibenion y’i cawsom yn y lle cyntaf y byddwn yn ei dal.

Yn y rhan fwyaf o achosion, mae hyn yn golygu y byddwn yn cadw eich gwybodaeth am 12 mis ar ôl diwedd y broses recriwtio o ran ymgeiswyr aflwyddiannus ac, o ran ymgeiswyr llwyddiannus cyhyd ag y byddwn yn eich cyflogi neu eich penodi ac am gyfnod o 7 mlynedd wedi hynny. Y rheswm dros gadw eich data personol am y cyfnod hwn o amser yw er mwyn cydymffurfio â gofynion CThEM ac oherwydd gall rhai hawliadau gael eu cyflwyno hyd at 6 blynedd ar ôl i’ch cyflogaeth/penodiad ddod i ben.

Ar gyfer swyddi a ariennir drwy WEFO, mae’n ofynnol i ni gadw data personol yn unol â rhestr gadw berthnasol WEFO.

Er mwyn penderfynu ar y cyfnod cadw priodol ar gyfer data personol, rydym yn ystyried swm, natur a sensitifrwydd y data personol, y risg bosibl o niwed sy’n deillio o ddefnydd diawdurdod o’ch data personol neu ddatgelu eich data personol, y   dibenion rydym yn prosesu’ch data personol yn unol â hwy a ph’un a allwn gyflawni’r dibenion hynny drwy fodd arall, a’r gofynion cyfreithiol cymwys.

Cyfeiriwch at ein polisi/rhestr gadw [http://www.swansea.ac.uk/the-university/world-class/vicechancellorsoffice/compliance/recordsmanagement/] i gael rhagor o fanylion

10 Hawliau unigol

Mae deddfwriaeth diogelu data yn rhoi nifer o hawliau gwahanol i unigolion mewn perthynas â’u data. Rhestrir y rhain isod ac maent yn gymwys o dan amgylchiadau penodol:

  • Cais am fynediad at eich data personol (a elwir yn “gais am fynediad at ddata gan y testun” fel arfer). Mae hyn yn eich galluogi i gael copi o’r wybodaeth bersonol a ddaliwn amdanoch a chadarnhau ein bod yn ei phrosesu’n gyfreithlon.
  • Cais i gywiro y wybodaeth bersonol a ddaliwn amdanoch. Mae hyn yn eich galluogi i ofyn i ni gywiro unrhyw wybodaeth anghyflawn neu anghywir a ddaliwn amdanoch.
  • Cais i ddileu eich gwybodaeth bersonol. Mae hyn yn eich galluogi i ofyn i ni ddileu neu dynnu gwybodaeth bersonol pan nad oes rheswm da i ni barhau i’w phrosesu. Mae gennych yr hawl hefyd i ofyn i ni ddileu neu dynnu eich gwybodaeth bersonol pan fyddwch wedi arfer eich hawl i wrthwynebu ei phrosesu (gweler isod)
  • Gwrthwynebu prosesu eich gwybodaeth bersonol pan fyddwn yn dibynnu ar fuddiant dilys (neu fuddiannau dilys trydydd parti) a bod rhywbeth am eich sefyllfa benodol sy’n gwneud i chi wrthwynebu prosesu ar y sail hon. Mae gennych yr hawl hefyd i wrthwynebu pan fyddwn yn prosesu eich gwybodaeth bersonol at ddibenion marchnata uniongyrchol.
  • Cais i gyfyngu ar brosesu eich gwybodaeth bersonol. Mae hyn yn eich galluogi i ofyn i ni atal prosesu gwybodaeth bersonol amdanoch dros dro, er enghraifft, os ydych am i ni gadarnhau ei chywirdeb neu’r rheswm dros ei phrosesu.
  • Cais am gludadwyedd data eich gwybodaeth bersonol. O dan rai amgylchiadau, efallai y bydd gennych yr hawl i fynnu ein bod yn rhoi copi electronig o’ch gwybodaeth bersonol i chi naill ai at eich defnydd eich hun neu fel y gallwch ei rhannu â sefydliad arall. Pan fydd yr hawl hon yn gymwys, gallwch ofyn i ni, lle y bo’n ddichonadwy, drosglwyddo eich data personol yn uniongyrchol i’r parti arall.

Os hoffech adolygu, cadarnhau neu gywiro eich gwybodaeth bersonol neu wneud cais am iddi gael ei dileu, gwrthwynebu prosesu eich data personol, neu wneud cais i ni drosglwyddo copi o’ch gwybodaeth bersonol i barti arall, cysylltwch â:

Mrs Bev Buckley

Rheolwr Cymorth y Gyfarwyddiaeth a Swyddog Diogelu Data

Swyddfa’r Is-ganghellor

Prifysgol Abertawe

Parc Singleton

Abertawe

SA2 8PP

E-bost: dataprotection@swansea.ac.uk     

 

Ni fydd angen talu ffi fel arfer

Ni fydd angen i chi dalu ffi i weld eich gwybodaeth bersonol (nac arfer unrhyw un o’r hawliau eraill). Fodd bynnag, efallai y byddwn yn codi ffi resymol os yw’n amlwg nad oes sail ddilys i’ch cais i weld gwybodaeth neu os yw eich cais yn ormodol. Fel arall, gallwn wrthod cydymffurfio â’r cais o dan amgylchiadau o’r fath.

Yr hyn y bydd ei angen arnom gennych

Efallai y bydd angen i ni ofyn am wybodaeth benodol gennych er mwyn ein helpu i gadarnhau pwy ydych a sicrhau’ch hawl i weld y wybodaeth (neu arfer unrhyw un o’ch hawliau eraill). Mae hyn yn fesur diogelwch priodol arall er mwyn sicrhau na chaiff gwybodaeth bersonol ei datgelu i unrhyw berson nad oes ganddo’r hawl i’w chael.

11          Y gallu i dynnu cydsyniad yn ôl

Pan gaiff eich data personol eu prosesu ar sail eich cydsyniad neu’ch cydsyniad penodol, mae gennych yr hawl i dynnu eich cydsyniad i brosesu yn ôl ar unrhyw adeg. Gallwch wneud hyn drwy e-bostio’r Swyddog Diogelu Data yn dataprotection@swansea.ac.uk. Ni fydd tynnu cydsyniad yn ôl yn effeithio ar gyfreithlondeb prosesu eich data personol yn seiliedig ar gydsyniad cyn i chi roi gwybod eich bod yn tynnu eich cydsyniad yn ôl.

12          Yr hyn sy’n digwydd os na roddir y data pan fydd yn seiliedig ar ofyniad statudol neu gytundebol

Ni fydd y Brifysgol yn gallu prosesu’ch cais os byddwch yn gwrthod rhoi’r wybodaeth angenrheidiol pan fydd yn seiliedig ar ofyniad cytundebol neu statudol.

13          Cywirdeb

Os bydd eich manylion personol yn newid yn ystod eich penodiad dylech gysylltu ag aelod o’r Adran Adnoddau Dynol i’w hysbysu a rhoi’r wybodaeth gywir wedi’i diweddaru.

14 Diweddaru’r polisi preifatrwydd hwn

Rydym yn adolygu’r ffyrdd rydym yn defnyddio eich gwybodaeth yn rheolaidd. Wrth wneud hynny, gallwn newid pa fath o wybodaeth rydym yn ei chasglu, sut rydym yn ei storio, gyda phwy rydym yn ei rhannu a sut rydym yn gweithredu arni.

O ganlyniad, bydd angen i ni newid y polisi preifatrwydd hwn o bryd i’w gilydd er mwyn ei gadw’n gywir ac yn gyfredol.

Byddwn yn adolygu’r polisi hwn yn rheolaidd er mwyn sicrhau ei fod yn gywir ac yn gyfredol. Diweddarwyd y polisi hwn ddiwethaf ar 25 Mai 2018.

15 Amdanom Ni

Prifysgol Abertawe, sefydliad a sefydlwyd drwy Siarter Frenhinol ym Mharc Singleton, Abertawe, SA2 8PP

Ni yw rheolydd data’r wybodaeth a ddarparwch i ni. Mae’r term “rheolydd data” yn ymadrodd cyfreithiol a ddefnyddir i ddisgrifio’r person neu’r endid sy’n rheoli’r ffordd y caiff gwybodaeth ei defnyddio a’i phrosesu.

16 Ble i Fynd Os Hoffech Gael Gwybodaeth am Eich Hawliau neu wneud Cwyn

Mae Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth yn rheoleiddio materion sy’n ymwneud â diogelu data a phreifatrwydd yn y DU. Mae llawer o wybodaeth ar gael ar ei gwefan ac mae’n sicrhau bod manylion cofrestredig pob rheolydd data fel ninnau ar gael yn gyhoeddus. Gallwch eu gweld yma http://www.ico.gov.uk/for_the_public.aspx.

Gallwch gyflwyno cwyn i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth ar unrhyw adeg am y ffordd rydym yn defnyddio eich gwybodaeth. Fodd bynnag, rydym yn gobeithio y byddech yn ystyried codi unrhyw fater neu gŵyn sydd gennych gyda ni yn y lle cyntaf. Byddwn bob amser yn gwneud ein gorau i ddatrys unrhyw broblemau sydd gennych.

17          Cysylltu â ni

Mae croeso i chi gysylltu â ni er mwyn trafod eich gwybodaeth ar unrhyw adeg.

Rydym wedi penodi [Swyddog Diogelu Data] i oruchwylio cydymffurfiaeth â’r hysbysiad preifatrwydd hwn. Os bydd gennych unrhyw gwestiynau ynglŷn â’r hysbysiad preifatrwydd hwn neu sut rydym yn ymdrin â’ch gwybodaeth bersonol, cysylltwch â’r Swyddog Diogelu Data:-

Mrs Bev Buckley

Rheolwr Cymorth y Gyfarwyddiaeth a Swyddog Diogelu Data

Swyddfa’r Is-ganghellor

Prifysgol Abertawe

Parc Singleton

Abertawe

SA2 8PP

E-bost: dataprotection@swansea.ac.uk