Hysbysiad Preifatrwydd: Presenoldeb mewn Digwyddiad, Defnydd o Sylwadau Personol
Prifysgol Abertawe yw'r Rheolydd Data ac mae'n ymrwymedig i ddiogelu hawliau unigolion, yn unol â Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data (GDPR) y DU a Deddf Diogelu Data 2018 (DPA 2018). Mae gan Brifysgol Abertawe Swyddog Diogelu Data a gellir cysylltu â'r unigolyn hwnnw yn dataprotection@abertawe.ac.uk
Mae'r datganiad hwn yn esbonio sut mae'r Brifysgol yn ymdrin â’ch gwybodaeth bersonol ac yn ei defnyddio pan fyddwch yn bresennol mewn digwyddiad a drefnir gan Brifysgol Abertawe.
Pa wybodaeth rydym yn ei chasglu amdanoch chi?
Bydd yr wybodaeth y gallwn ei chasglu mewn digwyddiadau'n benodol i unigolion a gall gynnwys:-
- Enw, dyddiad geni, rhif myfyriwr, rhif staff
- Manylion cyswllt, gan gynnwys eich cyfeiriad, eich rhif ffôn, eich cyfeiriad e-bost, dolenni’r cyfryngau cymdeithasol
- Manylion astudio, gan gynnwys y pwnc a’r cyfnod astudio
- Manylion eich gyrfa, gan gynnwys eich cyflogwyr presennol a blaenorol, teitl eich swydd a'ch rôl
- Aelodaeth o gymdeithasau Prifysgol Abertawe
- Gwybodaeth am berthynas yr unigolyn â'r Brifysgol, megis presenoldeb mewn digwyddiadau a gweithdai, gweithgarwch ac ymchwil gydweithredol, etc
- Ffotograffau/Ffilmio
- Gwybodaeth am eich iechyd a'ch cyflyrau meddygol (e.e. anabledd ac anghenion dietegol)
- Cofnodion o gyfathrebiadau a anfonwyd atoch chi gan y Brifysgol neu rai rydym yn eu derbyn gennych chi mewn perthynas â digwyddiad byddwch/y buoch yn bresennol ynddo.
Pam rydym ni'n casglu gwybodaeth bersonol a sut rydym yn ei defnyddio?
Bydd y Brifysgol yn defnyddio eich gwybodaeth i: -
- Ddarparu gwybodaeth i chi am y digwyddiad(au) rydych chi wedi cofrestru amdano neu amdanynt, gan gynnwys yr wybodaeth ddiweddaraf am y digwyddiad, newidiadau posibl, hysbysiad am ganslo neu wybodaeth debyg;
- gofyn i chi roi adborth am y digwyddiad oherwydd ei bod er ein budd dilys i fesur boddhad fel rhan o'n hymrwymiad i wella'n barhaus;
- darparu gwybodaeth i chi am hygyrchedd, cludiant, parcio etc. a all effeithio ar eich presenoldeb yn y digwyddiad;
- cyflawni a monitro ein cyfrifoldebau cyfreithiol, er enghraifft, yn unol â deddfwriaeth diogelwch cyhoeddus;
- cyfathrebu â chi am ddigwyddiadau, newyddion a chyfleoedd eraill ym Mhrifysgol Abertawe yn unol â'r dewisiadau a fynegwyd gennych;
- tynnu lluniau a gwneud fideos o'r digwyddiad, lle mae gwneud hyn yn rhan o fudd dilys y Brifysgol, neu lle rhoddwyd cydsyniad penodol, gan gynnig ffyrdd o gael eu heithrio neu dynnu eu cydsyniad yn ôl i'r rhai nad ydynt am gael eu cynnwys neu sy'n dymuno tynnu eu cydsyniad yn ôl.
Beth yw ein sail gyfreithiol dros brosesu?
Y sail gyfreithiol rydym yn dibynnu arni i gasglu eich manylion cyswllt at ddibenion hwyluso'r digwyddiad yw Buddion Dilys o dan erthygl 6(1)(f). Gall prosesu fod yn angenrheidiol hefyd at ddibenion buddion dilys y Brifysgol wrth ddefnyddio ffotograffiaeth a fideos yn ein digwyddiadau a lle mae tynnu lluniau o ddigwyddiadau a'u recordio at ddibenion hyrwyddo er buddion y Brifysgol. Ni fyddwn yn ymgymryd â'r fath brosesu oni bai fod asesiad o fuddiannau dilys wedi'i gynnal er mwyn sicrhau bod eich data personol yn cael ei ddefnyddio'n briodol ac mewn ffyrdd y byddech yn eu disgwyl yn rhesymol ac sy'n cael yr effaith leiaf ar eich preifatrwydd, neu lle bo rheswm cymhellol dros y prosesu.
Gall y Brifysgol ddibynnu ar Gydsyniad o dan erthygl 6(1)(a) i brosesu eich gwybodaeth hefyd. Pryd bynnag rydych yn rhoi eich cydsyniad i brosesu eich data personol, bydd gennych yr hawl i dynnu eich cydsyniad yn ôl unrhyw bryd drwy gysylltu â Threfnydd y Digwyddiad neu drwy e-bostio dataprotection@abertawe.ac.uk
Gall y Brifysgol ddibynnu ar Gydsyniad Pendant hefyd o dan erthygl 9(2)(a) er enghraifft lle rydych chi wedi darparu data categori arbennig, er enghraifft, anghenion dietegol, alergeddau, neu lle rydych chi'n rhoi gwybod i ni am ofynion hygyrchedd.
Pwy sy'n derbyn eich gwybodaeth bersonol?
Caiff eich gwybodaeth bersonol ei chadw ar ein systemau electronig a’n cronfeydd data diogel a chaiff ei rhannu â chydweithwyr perthnasol i ddarparu gwasanaethau ac arweiniad i chi. Mae'r Brifysgol yn diogelu gwybodaeth bersonol ac ni chaiff ei datgelu i drydydd bartïon heb gydsyniad oni bai fod hyn yn angenrheidiol i gyflawni ein rhwymedigaethau dan gontract, e.e. i bartneriaid y prosiect sy’n sail i’ch rhyngweithio â ni neu lle bo'r Brifysgol yn penodi prosesydd data trydydd parti dan gontract i gynorthwyo wrth reoli a gweinyddu'r digwyddiad.
Sut caiff eich gwybodaeth bersonol ei storio.
Mae deddfwriaeth Diogelu Data yn gosod dyletswydd arnom i gadw eich gwybodaeth yn ddiogel. Golyga hyn y caiff eich cyfrinachedd ei barchu, ac y cymerir yr holl gamau priodol i atal mynediad a datgeliad anawdurdodedig. Ni chaiff neb fynediad at eich gwybodaeth, ac eithrio'r aelodau staff hynny y mae angen iddynt gyrchu rhannau perthnasol o'ch gwybodaeth, neu'ch holl wybodaeth. Bydd gwybodaeth electronig amdanoch yn cael ei diogelu trwy gyfrineiriau a chyfyngiadau diogelwch eraill a'i chadw ar rwydweithiau diogel y Brifysgol. Cedwir ffeiliau papur mewn ardaloedd diogel lle rheolir mynediad.
Lle bynnag y bo’n bosib, caiff eich data ei brosesu yn y DU. Mewn rhai amgylchiadau, efallai bydd angen trosglwyddo eich data personol y tu allan i'r DU - er enghraifft, pan fyddwn yn defnyddio cyflenwr trydydd parti er mwyn prosesu data ar ein rhan. Os byddwn yn trosglwyddo data'n rhyngwladol, caiff mesurau diogelu priodol eu gweithredu a chaiff y gwaith prosesu ei wneud ar sail cyfarwyddiadau ysgrifenedig a roddwyd gan Brifysgol Abertawe.
Am ba gyfnod y caiff eich gwybodaeth ei chadw?
Gellir cadw eich data personol tra bydd eich perthynas â Phrifysgol Abertawe'n parhau ac am gyfnod rhesymol wedi iddi ddod i ben. Gall y Brifysgol ddewis cadw ffotograffau am gyfnod hwy at ddibenion archifo ac ymchwil. Bydd unrhyw wybodaeth sy'n cael ei chadw at y dibenion hyn yn cael ei storio yn unol â mesurau diogelu Erthygl 89 y GDPR.
Pa hawliau sydd gennych?
Mae gennych hawl i gael mynediad at eich gwybodaeth bersonol, i wrthwynebu i'ch gwybodaeth bersonol gael ei phrosesu, i gywiro a dileu eich gwybodaeth bersonol, cyfyngu mynediad ati a'i throsglwyddo. Ewch i dudalennau gwe Diogelu Data Prifysgol Abertawe am ragor o wybodaeth am eich hawliau. Dylid cyflwyno ceisiadau neu wrthwynebiadau'n ysgrifenedig i Swyddog Diogelu Data'r Brifysgol:
Mrs Bev Buckley
Swyddog Cydymffurfiaeth y Brifysgol (Rhyddid Gwybodaeth/Diogelu Data)
Swyddfa'r Is-ganghellor
Prifysgol Abertawe
Parc Singleton
Abertawe
SA2 8PP
E-bost: dataprotection@abertawe.ac.uk
Os ydych yn anfodlon ar y ffordd mae'ch gwybodaeth bersonol wedi cael ei phrosesu, i ddechrau, gallwch gysylltu â Swyddog Diogelu Data'r Brifysgol, gan ddefnyddio'r manylion cyswllt uchod. Os ydych yn anfodlon wedi hynny, mae gennych hawl i gysylltu'n uniongyrchol â'r Comisiynydd Gwybodaeth i gael penderfyniad. Gallwch gysylltu â'r Comisiynydd Gwybodaeth yn: Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth, Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Swydd Gaer SK9 5AF
Eich Cyfrifoldebau
Rhowch wybod i ni am unrhyw newidiadau yn eich enw, eich cyfeiriad a'ch manylion cyswllt cyn gynted ag sy'n bosib fel y gallwn ddiweddaru ein cofnodion.
Newidiadau yn ein Polisi Preifatrwydd
Bydd unrhyw newidiadau i'n polisi preifatrwydd yn cael eu cyhoeddi ar y dudalen hon a, lle bo hynny'n briodol, cewch eich hysbysu drwy e-bost. Dewch yn ôl i'r dudalen hon yn rheolaidd i weld diwygiadau neu newidiadau i’n polisi preifatrwydd.