Rheoli Cofnodion

Rheoli Cofnodion

Mae Prifysgol Abertawe'n cydnabod bod rheoli ei chofnodion mewn modd effeithlon ym mhob fformat yn hanfodol at ddiben darparu swyddogaethau craidd a chydymffurfio â gofynion cyfreithiol a rheoleiddiol a'i fod yn cyfrannu at reoli'r sefydliad yn effeithiol.

Cadw Cofnodion

Mae Cyfnod Cadw yn gysyniad allweddol ym maes rheoli cofnodion: dyma'r cyfnod amser pan fydd angen cadw cofnod neu gofnodion. Mae'r meini prawf ar gyfer pennu cyfnodau cadw yn seiliedig ar ofynion statudol a gweinyddol ac anghenion eraill.

Mae JISC wedi cyhoeddi canllawiau manwl sy'n nodi'r cyfnodau cadw statudol a'r cyfnodau a argymhellir ar gyfer cofnodion sy'n cael eu cynhyrchu gan brifysgolion. Mae'r canllawiau hyn yn ymdrin â'r meysydd canlynol:

  • Dysgu ac Addysgu
  • Ymchwil
  • Trosglwyddo Gwybodaeth a Menter
  • Gweinyddiaeth Academaidd
  • Rheolaeth Gorfforaethol
  • Adnoddau Corfforaethol
  • Is-gwmnïau
  • Gwasanaethau Masnachol
  • Gwasanaethau Corfforaethol
  • Gwasanaethau Myfyrwyr

Dyma'r cyfnodau cadw a ddefnyddir gan y Brifysgol ar gyfer y mathau mwy cyffredin o gofnodion:

  • Cofnodion a Phapurau Swyddogol Cyfarfodydd Amhenodol
  • Ffeiliau Cofnodion Myfyrwyr 40 o flynyddoedd
  • Sgriptiau Arholiadau o leiaf flwyddyn ar ôl graddio (yn amodol ar ofynion proffesiynol)
  • Ffurflenni cais UCAS/Ôl-raddedig 5 mlynedd
  • Cofnodion Ariannol 7 mlynedd
  • Ffeiliau pwnc 7 mlynedd
  • Ystadegau Adrannol 7 mlynedd
  • Ffeiliau Achosion Disgyblu 7 mlynedd
  • Dogfennau Cytundebol Syml 7 mlynedd
  • Cofnodion Meddygol Staff 10 mlynedd
  • Ffeiliau Staff sy'n Gadael 10 mlynedd
  • Papurau Strategol/Papurau Gweithio Allweddol 10 mlynedd
  • Cofnodion Cytundebau trwy Weithred 12 mlynedd