Rheoli Cofnodion

Rheoli Cofnodion

Mae Prifysgol Abertawe'n cydnabod bod rheoli ei chofnodion mewn modd effeithlon ym mhob fformat yn hanfodol at ddiben darparu swyddogaethau craidd a chydymffurfio â gofynion cyfreithiol a rheoleiddiol a'i fod yn cyfrannu at reoli'r sefydliad yn effeithiol.

Cadw Cofnodion

Mae Cyfnod Cadw yn gysyniad allweddol ym maes rheoli cofnodion: dyma'r cyfnod amser pan fydd angen cadw cofnod neu gofnodion. Mae'r meini prawf ar gyfer pennu cyfnodau cadw yn seiliedig ar ofynion statudol a gweinyddol ac anghenion eraill.

Mae JISC wedi cyhoeddi canllawiau manwl sy'n nodi'r cyfnodau cadw statudol a'r cyfnodau a argymhellir ar gyfer cofnodion sy'n cael eu cynhyrchu gan brifysgolion. Mae'r canllawiau hyn yn ymdrin â'r meysydd canlynol:

Dysgu ac Addysgu
Ymchwil
Trosglwyddo Gwybodaeth a Menter
Gweinyddiaeth Academaidd
Rheolaeth Gorfforaethol
Adnoddau Corfforaethol
Is-gwmnïau
Gwasanaethau Masnachol
Gwasanaethau Corfforaethol
Gwasanaethau Myfyrwyr

Dyma'r cyfnodau cadw a ddefnyddir gan y Brifysgol ar gyfer y mathau mwy cyffredin o gofnodion:

Cofnodion a Phapurau Swyddogol Cyfarfodydd Amhenodol
Ffeiliau Cofnodion Myfyrwyr 40 o flynyddoedd
Sgriptiau Arholiadau o leiaf flwyddyn ar ôl graddio (yn amodol ar ofynion proffesiynol)
Ffurflenni cais UCAS/Ôl-raddedig 5 mlynedd
Cofnodion Ariannol 7 mlynedd
Ffeiliau pwnc 7 mlynedd
Ystadegau Adrannol 7 mlynedd
Ffeiliau Achosion Disgyblu 7 mlynedd
Dogfennau Cytundebol Syml 7 mlynedd
Cofnodion Meddygol Staff 10 mlynedd
Ffeiliau Staff sy'n Gadael 10 mlynedd
Papurau Strategol/Papurau Gweithio Allweddol 10 mlynedd
Cofnodion Cytundebau trwy Weithred 12 mlynedd