Pwrpas y weithdrefn fonitro

Yn gryno:

  • sicrhau dealltwriaeth lawn o'r Safonau
  • monitro cydymffurfiad â'r Safonau a chasglu tystiolaeth o gydymffurfiad, neu ddiffygion
  • gosod gweithdrefnau i weithredu/orfodi os na fydd cydymffurfio'n digwydd
  • casglu data ar gydymffurfiad (data sy'n ofynnol o dan y Safonau a data/tystiolaeth ychwanegol).

Yn ogystal â hyn, mae monitro cydymffurfiad yn:

  • rhoi sicrhad i'r Brifysgol ei bod yn cyflawni ei dyletswyddau'n effeithiol, ac yn galluogi'r Brifysgol i weithredu mewn da bryd os fydd problemau'n codi
  • rhoi sicrhad i'r cyhoedd/myfyrwyr/defnyddwyr bod gwasanaeth Cymraeg ar gael ac yn effeithiol (e.e. drwy'r brofi'r gwasanaethau / y wybodaeth yn yr adroddiad blynyddol) 

Mae hefyd yn ofynnol o dan y Safonau i gadw cofnodion am gydymffurfiaeth a gall Comisiynydd y Gymraeg ofyn am weld tystiolaeth o gydymffurfiaeth ar unrhyw adeg.

Hunan-fonitro gan golegau ac adrannau'r Brifysgol

Gofynnir i colegau ac adrannau gwblhau’r broses hunan-fonitro dair gwaith y flwyddyn (h.y. unwaith bob tymor). Mae Comisiynydd y Gymraeg yn dilyn yr amserlen hon wrth fonitro cydymffurfiad sefydliadau.

Defnyddir rhestrau gwirio i grynhoi gofynion y safonau ac yn broses weddol syml i'w chwblhau. Gofynnir hefyd am dystiolaeth a gwybodaeth ychwanegol yn ôl yr angen.

Pwrpas yr ymarferiad yw rhoi rhybudd cynnar o unrhyw broblemau neu ddiffygion o ran cydymffurfiad neu arfer da, ac annog colegau/adrannau i fonitro eu hunain.

Monitro gan Swyddfa’r Gymraeg

Ymarferiad craffu o ddesg yw hyn yn bennaf, yn defnyddio'r wefan, rhyngrwyd a theleffon yn benna. Gall hyn hefyd gynnwys ymweliad dirybudd â mannau cyhoeddus i fonitro rhai gwasanaethau penodol e.e. arwyddion, derbynfeydd, eitemau sy'n gyhoeddus.

Pwrpas yr ymarferiad hwn hefyd yw gwirio cydymffurfiad, a rhoi rhybudd cynnar o unrhyw broblemau neu ddiffygion o ran cydymffurfiad a rhoi cefnogaeth/amser i wella o fewn amserlen benodol (gan ddilyn y drefn sydd yn y fframwaith gydymffurfio ).

Cwynion

Er nad yw cwynion yn rhan o'r fframwaith rheolaidd o fonitro, dylai unrhyw gwynion fwydo i mewn i'r system fonitro, a gweithio ochr yn ochr â hi. Dylid ystyried cwynion fel prawf pellach o'r system fonitro, ac fel ffordd arall o dynnu sylw at ddiffygion neu anawsterau (os profir bod sail i'r gŵyn).

Adroddiad blynyddol ar y Safonau

Mae'r adroddiad yn ffordd bwysig o brofi cydymffurfiaeth, a bydd y trefniadau monitro/hunan-fonitro/casglu data oll yn bwydo i mewn i'r adroddiad blynyddol ac yn gofnod cyhoeddus o gydymffurfiaeth y Brifysgol.

Mae'r wybodaeth sy'n ofynnol ar gyfer yr adroddiad blynyddol wedi ei gynnwys yn y ffurflenni hunan-fonitro ar gyfer colegau ac adrannau gweinyddol.

Mae nifer o ofynion penodol yn y Safonau ynglŷn â'r adroddiad blynyddol, ac mae'r mwyafrif yn gyfrifoldebau sy'n syrthio ar Swyddfa’r Gymraeg i gasglu data.