Hysbysiad Preifatrwydd Partneriaeth Ymestyn yn Ehangach De-orllewin Cymru/Cynllun Sefydliadol Ymestyn yn Ehangach
Mae Partneriaeth Ymestyn yn Ehangach De-orllewin Cymru yn cael ei ariannu gan Raglen Ymestyn yn Ehangach Medr, a’n partneriaid yw Prifysgol Abertawe, Prifysgol Cymru y Drindod Dewi Sant, y Brifysgol Agored yng Nghymru, Coleg Sir Gâr, Coleg Gŵyr Abertawe, Grŵp Coleg Castell-nedd Port Talbot, Coleg Sir Benfro, Gyrfa Cymru, awdurdodau lleol ac ysgolion yn Ne-orllewin Cymru.
I’r diben hwnnw, Prifysgol Abertawe yw’r prif reolydd data ac mae’n ymrwymedig i ddiogelu hawliau cyfranogwyr yn unol â’r Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data (GDPR) a Deddf Diogelu Data 2018, gall aelodau eraill o’r bartneriaeth hefyd weithredu fel rheolwyr data yn ôl yr angen. Mae gan Brifysgol Abertawe Swyddog Diogelu Data, a gallwch gysylltu â’r swyddog ar dataprotection@swansea.ac.uk
Mae casglu, storio a defnyddio data personol yn rhywbeth rydym ni’n ei gymryd yn llwyr o ddifri. Yn y ddogfen hon, cewch esboniad ar pam rydym ni’n casglu data unigol fel rhan o’r rhaglen Ymestyn yn Ehangach, sut rydym ni’n ei brosesu a’r camau rydym ni’n eu cymryd i sicrhau bod da, sut rydym ni’n ei brosesu a’r camau rydym ni’n eu cymryd i sicrhau bod data’n cael ei ddiogelu bob cam o’r ffordd.
Mae’r holl ddata a gesglir trwy fentrau Ymestyn yn Ehangach, sut rydym ni’n ei brosesu a’r camau rydym ni’n eu cymryd i sicrhau bod da yn cael ei brosesu a’i storio’n unol â Deddf Diogelu Data 1998 a’r Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol (GDPR) newydd.
Pa fath o wybodaeth rydym ni’n ei chasglu?
Rydym ni’n casglu’r darnau canlynol o wybodaeth ynghylch myfyrwyr sy’n cymryd rhan yn ein gweithgareddau, i’n helpu i gadarnhau bod ein gweithgareddau’n cyrraedd pobl ifanc o gefndiroedd sydd wedi’u tangynrychioli mewn Addysg Uwch ar hyn o bryd:
- Enw
- Manylion cyswllt
- Dyddiad geni
- Rhywedd
- Côd post cartref
- Ethnigrwydd
- Cenedligrwydd
- Anabledd
- Cymhwystra i dderbyn prydau ysgol am ddim neu Lwfans Cynnal Addysg
- A yw’r myfyriwr yn byw mewn gofal, neu a fu mewn gofal yn y gorffennol?
- Ffotograffau a ffilmiau – Yn ystod digwyddiadau gallwn dynnu ffotograffau a chreu ffilmiau y byddwn ni’n eu defnyddio at ddibenion marchnata, er enghraifft ar ein gwefan neu yn ein llythyr newyddion.
Lle bo modd, rydym ni hefyd yn casglu’r darnau canlynol o wybodaeth:
- A aeth rhiant/rhieni’r myfyriwr i’r brifysgol?
- Galwedigaeth rhiant/rhieni’r myfyriwr
- A yw’r myfyriwr yn gofalu am aelod o’r teulu neu ddibynnydd?
- Manylion cyswllt
- Cyflawniad addysgol blaenorol
Yn achos gweithgareddau preswyl a rhai y tu allan i oriau ysgol rydym hefyd yn casglu manylion gofynion meddygol ac arbennig er mwyn darparu cefnogaeth a sicrhau iechyd a diogelwch cyfranogwyr a staff. Mae’r rhain yn cynnwys:
- Gofynion dietegol
- Gofynion diwylliannol
- Manylion cyswllt mewn argyfwng
- Alergeddau
- Trefniadau meddygol
- Meddyginiaeth sy’n cael ei chymryd
Beth yw’r sail gyfreithiol ar gyfer prosesu’r data?
Mae’r gwaith yr ydym yn ei gyflawni i hyrwyddo ymgysylltiad ehangach a chyfranogiad mewn addysg bellach yn cael ei wneud er budd y cyhoedd. Mae angen i ni sicrhau bod yr arian yr ydym yn ei gael gan asiantaethau cyllid y Llywodraeth yn cael ei wario yn briodol ac yn cael effaith gadarnhaol. Er mwyn mesur effaith ac arwain ein gweithgareddau, mae angen i ni gasglu data’r cyfranogwyr.
Mae Partneriaeth Ymestyn yn Ehangach De Orllewin Cymru yn prosesu data personol gan ei fod yn angenrheidiol i gyflawni tasg er budd y cyhoedd yn ogystal ag ar gyfer ei gweithrediadau swyddogol.
Y sail gyfreithiol ar gyfer prosesu data categori arbennig sy’n cael ei gasglu ar y ffurflen Cyfle Cyfartal yw’r sail ei bod er budd sylweddol i’r cyhoedd a’i bod yn angenrheidiol at ddibenion ystadegol i fonitro cyfle cyfartal yn unol â’r Ddeddf Gydraddoldeb. Mae prosesu hyn yn angenrheidiol ar gyfer adnabod a chadw golwg ar bresenoldeb neu absenoldeb cyfle neu driniaeth gyfartal rhwng grwpiau o bobl benodol mewn perthynas â’r categori honno gyda’r nod o hyrwyddo neu gynnal cydraddoldeb o’r fath.
Y sail gyfreithiol ar gyfer prosesu data categori arbennig sy’n cael ei gasglu ar gyfer gweithgareddau y tu allan i oriau arferol neu weithgareddau preswyl yw cael caniatâd pendant.
Y sail gyfreithiol ar gyfer prosesu’r defnydd o luniau a chyfathrebu marchnata yw Caniatâd.
Pam rydym ni’n casglu data unigol a sut rydym ni’n ei ddefnyddio
Rydym ni’n casglu data ynghylch unigolion am y pedwar prif reswm canlynol.
- At ddibenion monitro, sy’n golygu bod modd i ni gyflawni’r gofynion o ran adroddiadau allanol gorfodol i gyrff rheoliadol megis Cyngor Cyllido Addysg Uwch Cymru (HEFCW), yn ogystal â rhoi darlun clir i ni o’r gweithgareddau rydym ni’n eu cynnig a’r bobl rydym ni’n gweithio gyda nhw i’n helpu i sicrhau ein bod ni’n cyrraedd y rhai a allai elwa fwyaf o weithgareddau allgymorth.
- At ddibenion gwerthuso, sy’n ein helpu i asesu effeithiolrwydd gwahanol fentrau o ran ehangu cyfranogiad mewn Addysg Uwch. Mae hyn yn cynnwys olrhain teithiau addysg cyfranogwyr yn y tymor hir, er mwyn i ni fedru gweld faint o’r myfyrwyr sy’n cymryd rhan yn ein gweithgareddau sy’n mynd ymlaen i’r brifysgol.
- I’n helpu i ganfod pobl sy’n perthyn i grwpiau a dangynrychiolir mewn Addysg Uwch, ac i sicrhau bod pobl o’r grwpiau hyn yn cael mynediad blaenoriaeth i’n gweithgareddau. I gael rhagor o wybodaeth am hyn, ewch i www.hefcw.ac.uk/policy_areas/widening_access/reaching_wider_initiative.aspx
- I sicrhau iechyd a diogelwch yr holl gyfranogwyr yn ein rhaglenni a chynorthwyo gydag anghenion bugeiliol a lles, e.e. sicrhau ein bod yn ymwybodol o gyflyrau meddygol.
Sut mae data’n cael ei brosesu
- Yn achos mentrau lle mae Ymestyn yn Ehangach yn gweithio’n uniongyrchol gydag ysgol, anfonir ffurflen a llythyr esboniadol adref at rieni’r plant sy’n cymryd rhan trwy’r ysgol yn gofyn am beth gwybodaeth ynghylch y myfyriwr a chaniatâd i’w defnyddio at y dibenion a amlinellwyd uchod. Yna dychwelir y ffurflen hon at Ymestyn yn Ehangach trwy’r ysgol, a chaiff y data ei deipio i mewn i daenlen ddiogel.
- Yn achos mentrau lle mae myfyrwyr yn cyflwyno cais yn uniongyrchol i Ymestyn yn Ehangach (e.e. cynlluniau preswyl), mae data’n cael ei ddarparu mewn ffurflen gais ar-lein dros URL diogel neu ar ffurflen bapur sy’n cael ei dychwelyd yn uniongyrchol at y tîm Ymestyn yn Ehangach. Dim ond unigolion sy’n aelodau o’n tîm Ymestyn yn Ehangach canolog fydd yn gallu cyrchu’r data yma a’i lawrlwytho/ddarllen.
- Caiff taenlenni a ddiogelir gan gyfrinair sy’n cynnwys gwybodaeth am fyfyrwyr unigol eu storio yn ardal ffeiliau Ymestyn yn Ehangach. Cyfyngir mynediad i’r taenlenni hyn i aelodau o’r tîm Ymestyn yn Ehangach ac, yn achlysurol, i arweinwyr myfyrwyr penodedig sy’n gweithio i Ymestyn yn Ehangach.
- Caiff gwybodaeth am fyfyrwyr ei gwirio’n weledol a’i mewnbynnu i’n cronfa ddata ddiogel ar-lein, Upshot, gan aelod o’r tîm Ymestyn yn Ehangach.
- Ni ellir cyrchu gwybodaeth sydd yn y gronfa ddata ond gan aelodau dynodedig o’r tîm Ymestyn yn Ehangach a’r tîm canolog sy’n rheoli’r gwasanaeth Upshot. At ddibenion monitro ac ymchwil yn unig, rhennir data gyda chyrff allanol penodol megis y Gwasanaeth Derbyn i Brifysgolion a Cholegau (UCAS). Mae hyn yn golygu bod modd i ni weld cyrchfan Addysg Uwch myfyrwyr a fu’n cymryd rhan yn ein gweithgareddau.
- At ddibenion monitro ac ymchwil, efallai y bydd data dienw hefyd yn cael ei rannu gyda thrydydd partïon megis NWIS (Gwasanaeth Gwybodeg GIG Cymru) a SAILS (Banc Data Cyswllt Diogel Gwybodaeth Ddienw).
- Gall data personol cyfranogwyr gael ei rannu rhwng Prifysgol Abertawe a Phrifysgol Cymru y Drindod Dewi Sant
- Bydd unrhyw adroddiadau mewnol neu allanol sy’n defnyddio data a gasglwyd yn gwneud hynny mewn modd crynodol, fel mai cyfansymiau yn unig a ddangosir, ac felly nid yw data unigolion byth yn cael ei ddatgelu.
Pa mor hir bydd eich gwybodaeth yn cael ei chadw?
Rydym yn deall y dylid cadw cofnodion a gwybodaeth ar gyfer defnydd cyfreithlon ac am ddim hirach na hynny. Bydd gwybodaeth sydd ar bapur yn cael ei storio yn ddiogel ac yn cael ei dinistrio o fewn blwyddyn ar ôl y digwyddiad. Bydd cofnodion electronig yn cael eu cadw ar y gronfa ddata ar-lein ‘Upshot’, am gyfnod o hyd at ddegawd ar ôl y digwyddiad.
Bydd data sy’n cael ei rannu neu ei gysylltu ag unrhyw trydydd parti ar gyfer dibenion ymchwil yn parhau o fewn cronfeydd data'r trydydd parti am hyd oes prosiectau’r trydydd parti, gan na fydd posib adnabod yr unigolion.
Diogelu eich gwybodaeth
Mae deddfwriaeth Diogelu Data yn gofyn ein bod yn cadw eich gwybodaeth yn ddiogel. Mae hyn yn golygu y bydd eich cyfrinachedd yn cael ei barchu, ac y byddwn ni’n cymryd pob cam priodol i atal mynediad i wybodaeth a’i datgelu heb awdurdod. Dim ond aelodau o staff sydd angen cael mynediad i rannau perthnasol o’ch gwybodaeth neu’r cyfan ohoni fydd ag awdurdod i wneud hynny. Bydd yr wybodaeth amdanoch chi a gedwir yn electronig yn cael ei diogelu gan gyfrinair a chyfyngiadau diogelwch eraill, tra bydd ffeiliau papur yn cael eu storio mewn mannau diogel gyda mynediad a reolir.
Gall peth o’r prosesu gael ei wneud ar ran y Brifysgol gan sefydliad a fydd wedi’i gontractio at y diben hwnnw. Bydd sefydliadau sy’n prosesu data personol ar ran y Brifysgol o dan rwymedigaeth i brosesu’r data hwnnw yn unol â deddfwriaeth Diogelu Data.
Beth yw eich hawliau?
Mae gennych chi hawl i gyrchu eich gwybodaeth bersonol, i wrthwynebu’r ffaith bod eich gwybodaeth bersonol yn cael ei phrosesu, ac i gywiro, dileu, cyfyngu a throsglwyddo eich gwybodaeth bersonol. Os bydd gennych unrhyw bryderon ynghylch defnyddio data at y dibenion hyn, neu os hoffech chi gael copi o’r data rydym yn ei gadw amdanoch chi, dylech gyflwyno cais yn ysgrifenedig i Swyddog Diogelu Data’r Brifysgol:
Swyddog Cydymffurfiaeth y Brifysgol (FOI/DP)
Swyddfa’r Is-Ganghellor
Prifysgol Abertawe
Parc Singleton
Abertawe
SA2 8PP
E-bost: dataprotection@swansea.ac.uk
Rhagor o gwestiynau?
Os oes gennych chi ragor o gwestiynau ynghylch sut rydym ni’n prosesu data monitro unigol, mae croeso i chi gysylltu â Martyn Sullivan, Cydlynydd Data a Chyfathrebu Ymestyn yn Ehangach, ar martyn.sullivan@swansea.ac.uk neu 01792 602 126.
Sut mae gwneud cwyn
Os ydych chi’n anfodlon ar sut mae eich gwybodaeth bersonol wedi cael ei phrosesu, gallwch gysylltu â Swyddog Diogelu Data’r Brifysgol, yn y lle cyntaf, gan ddefnyddio’r manylion cyswllt uchod.
Os byddwch chi’n dal yn anfodlon, mae gennych chi hawl i wneud cais uniongyrchol i’r Comisiynydd Gwybodaeth am benderfyniad. Gallwch gysylltu â’r Comisiynydd Gwybodaeth yn y cyfeiriad canlynol:-
Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth / Information Commissioner’s Office,
Wycliffe House,
Water Lane,
Wilmslow,
Cheshire,
SK9 5AF
www.ico.org.uk
Adolygwyd a diweddarwyd: Chwefror 2026
Hysbysiad Preifatrwydd Camu Ymlaen i Brifysgol Abertawe - Diwrnod Camu Ymlaen/Ymweliadau ysgolion
Mae Camu Ymlaen i Brifysgol Abertawe yn rhaglen ehangu cyfranogiad a ariennir gan ymrwymiadau cynllun ffïoedd a mynediad Prifysgol Abertawe a chaiff ei monitro gan Medr.
Mae Prifysgol Abertawe'n gyfrifol am gasglu a phrosesu data personol, gan gynnwys data a ddiffinnir fel categori arbennig. Felly, Prifysgol Abertawe yw'r rheolydd data ac mae wedi ymrwymo i amddiffyn hawliau cyfranogwyr yn unol â'r Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data (GDPR) a Deddf Diogelu Data 2018. Mae gan Brifysgol Abertawe Swyddog Diogelu Data a gellir cysylltu â'r unigolyn hwnnw yn dataprotection@abertawe.ac.uk
Rydym yn rhoi ystyriaeth ddifrifol iawn i gadw, storio a defnyddio data personol. Yn y ddogfen hon, rydym yn esbonio pam rydym yn casglu data unigolion ar gyfer Rhaglen Camu Ymlaen i Brifysgol Abertawe, sut rydym yn ei brosesu a'r camau rydym yn eu cymryd i sicrhau diogelwch data ar bob cam.
Caiff yr holl ddata a gesglir drwy raglen Camu Ymlaen i Brifysgol Abertawe ei brosesu a'i storio yn unol â'r Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data (GDPR) a Deddf Diogelu Data 2018.
Pa ddata rydyn ni'n ei gasglu?
Byddwn yn casglu'r wybodaeth ganlynol:
- Ysgol/Coleg sy'n cymryd rhan
- Anabledd, gwahaniaethau dysgu a/neu gyflyrau iechyd meddwl
- A yw'r person ifanc yn ofalwr
- P'un a oes gan y person ifanc blentyn neu blentyn sy'n dibynnu arno
- A yw'r person ifanc wedi'i ddieithrio o'i deulu (neu a ydyw heb gysylltiad â'i rieni)
- Profiad y rhiant/gofalwr o fyd addysg uwch
- Statws ceisiwr lloches/ffoadur
- Statws teuluoedd sy'n gwasanaethu yn y lluoedd arfog
- Pu'n a oes gan y person ifanc berson sy'n ddibynnol arno
Beth yw'r sail gyfreithiol dros brosesu'ch data personol?
Mae'r gwaith a wnawn i hyrwyddo ymrwymiad a chyfranogiad ehangach mewn addysg uwch yn cael ei wneud er budd y cyhoedd. Mae angen i ni sicrhau bod yr arian rydyn ni'n ei fuddsoddi drwy'r cynllun ffïoedd a mynediad yn cael ei wario'n briodol a'i fod yn cael effaith gadarnhaol. Er mwyn mesur effaith ac i gynnal ein gweithgareddau, mae angen i ni gasglu data cyfranogwyr.
Mae rhaglen Camu Ymlaen i Brifysgol Abertawe yn prosesu data personol gan ei fod yn angenrheidiol er mwyn iddi gyflawni tasg er budd y cyhoedd ac ar gyfer ei gweithredoedd swyddogol.
Rydym yn prosesu data categori arbennig ar sail budd y cyhoedd. Mae'r gwaith prosesu hwn yn helpu i sicrhau bod gwahanol grwpiau o bobl yn cael eu trin yn deg ac yn cael cyfle cyfartal, fel y gallwn hyrwyddo neu gynnal cydraddoldeb. Y sail gyfreithiol ar gyfer prosesu data categori arbennig a gesglir ar gyfer gweithgareddau preswyl a gweithgareddau y tu allan i oriau gwaith yw caniatâd penodol.
Y sail gyfreithiol ar gyfer prosesu'r defnydd o ffotograffau a chyfathrebiadau marchnata yw Caniatâd.
Pam rydym yn casglu data unigolion a sut rydym yn ei ddefnyddio?
Rydym yn casglu data am unigolion am y pedwar prif reswm canlynol.
- At ddibenion monitro, sy'n ein galluogi i fodloni gofynion adrodd allanol gorfodol i gyrff ymgynghorol fel Medr. Mae hefyd yn rhoi darlun clir i ni o'r gweithgareddau rydym yn eu darparu a'r bobl rydym yn gweithio gyda nhw i'n helpu i sicrhau ein bod yn cyrraedd y rhai hynny a allai elwa fwyaf o'n gweithgareddau allgymorth.
- At ddibenion gwerthuso sy'n ein helpu i asesu effeithiolrwydd gwahanol fentrau ar ehangu cyfranogiad i addysg uwch. Mae hyn yn cynnwys olrhain teithiau addysg cyfranogwyr yn y tymor hir, sy'n ein galluogi ni i weld faint o'r rhai hynny sy'n cymryd rhan yn ein gweithgareddau sy'n mynd ymlaen i'r brifysgol.
- Er mwyn ein helpu ni i nodi pobl sy'n perthyn i grwpiau sydd heb gynrychiolaeth ddigonol mewn addysg uwch ac i sicrhau bod pobl o'r grwpiau hyn yn cael blaenoriaeth wrth elwa o'n gweithgareddau.
- Er mwyn sicrhau iechyd a diogelwch pob cyfranogwr yn ein rhaglenni a chynorthwyo ag anghenion bugeiliol a lles e.e. sicrhau ein bod yn ymwybodol o gyflyrau meddygol.
Sut mae data'n cael ei brosesu
- Mae unrhyw ddata personol a gesglir gan dîm Camu Ymlaen i Brifysgol Abertawe yn cael ei gadw mewn cronfeydd data diogel, a dim ond y tîm Camu Ymlaen i Brifysgol Abertawe sydd â mynediad atynt. Yn achos data a gesglir drwy ffurflenni papur, caiff hwn ei gadw mewn storfa dan glo a'i fewnbynnu i daenlenni diogel cyn gynted â phosibl. Yna caiff y ffurflenni papur eu gwaredu'n ddiogel. Caiff gwybodaeth y cyfranogwyr ei gwirio'n weledol a'i mewnbynnu i'n cronfa ddata ddiogel ar-lein,
- Dim ond aelodau dynodedig o staff Prifysgol Abertawe a'r tîm canolog sy'n rheoli'r gronfa ddata ar-lein all gael mynediad at yr wybodaeth yn y gronfa ddata ar-lein. At ddibenion monitro ac ymchwil yn unig, gellir rhannu data gyda chyrff allanol penodol fel Gwasanaeth Derbyn y Prifysgolion a’r Colegau (UCAS). Mae hyn yn ein galluogi ni i weld cyrchfan addysg uwch y cyfranogwyr sydd wedi cymryd rhan yn ein gweithgareddau.
- At ddibenion monitro ac ymchwil, gellir rhannu data dienw gyda thrydydd partïon hefyd.
- Os bydd adrodd mewnol neu allanol sy'n defnyddio data a gasglwyd, caiff y data ei gyflwyno ffurf gyfanredol, sy'n golygu mai dim ond cyfansymiau a ddangosir felly ni ddatgelir data ar unigolion byth.
Am faint cedwir eich gwybodaeth?
Bydd gwybodaeth gan fyfyrwyr yn cael ei chadw am 10 mlynedd o ddyddiad y digwyddiad.
Bydd data a rennir/a gysylltir â thrydydd partïon at ddibenion ymchwil yn cael ei gadw mewn cronfeydd data'r trydydd parti am oes prosiectau'r trydydd partïon, gan nad oes modd adnabod unigolion mwyach.
Diogelwch eich gwybodaeth
Mae deddfwriaeth Diogelu Data yn gosod dyletswydd arnom i gadw eich gwybodaeth yn ddiogel. Golyga hyn y caiff eich cyfrinachedd ei barchu, ac y cymerir yr holl gamau priodol i atal mynediad a datgeliad anawdurdodedig. Ni chaiff neb fynediad at eich gwybodaeth, ac eithrio'r aelodau staff hynny y mae angen iddynt gyrchu rhannau perthnasol o'ch gwybodaeth, neu'ch holl wybodaeth. Bydd gwybodaeth electronig amdanoch yn cael ei diogelu trwy gyfrineiriau a chyfyngiadau diogelwch eraill, a chedwir ffeiliau papur mewn ardaloedd diogel lle rheolir mynediad.
Gall rhywfaint o brosesu gael ei wneud ar ran y Brifysgol gan sefydliad sydd dan gontract i wneud hynny. Bydd sefydliadau sy'n prosesu data ar ran y Brifysgol yn rhwymedig i brosesu data personol yn unol â deddfwriaeth diogelu data.
Pa hawliau sydd gennych?
Mae gennych hawl i weld eich gwybodaeth bersonol, i wrthwynebu prosesu eich gwybodaeth bersonol, cywiro, dileu, cyfyngu a throsglwyddo eich gwybodaeth bersonol. Os oes gennych unrhyw bryderon am ddefnyddio eich data at y dibenion hyn neu os hoffech gael copi o'r data sydd gennym amdanoch chi, dylech anfon ceisiadau neu wrthwynebiadau ysgrifenedig at Swyddog Diogelu Data'r Brifysgol:
E-bost: dataprotection@abertawe.ac.uk
Cwestiynau ychwanegol?
Os oes gennych gwestiynau eraill am sut rydym yn prosesu data monitro unigolion, mae croeso i chi gysylltu â stepup@abertawe.ac.uk
Sut i gwyno
Os ydych yn anfodlon ar y ffordd mae'ch gwybodaeth bersonol wedi cael ei phrosesu, i ddechrau, gallwch gysylltu â Swyddog Diogelu Data'r Brifysgol, gan ddefnyddio'r manylion cyswllt uchod.
Os ydych yn anfodlon wedi hynny, mae gennych hawl i gysylltu'n uniongyrchol â'r Comisiynydd Gwybodaeth i gael penderfyniad. Gallwch gysylltu â'r Comisiynydd Gwybodaeth yma
Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth,
Tŷ Wycliffe,
Water Lane,
Wilmslow,
Swydd Gaer,
SK9 5AF
Hysbysiad Preifatrwydd Camu Ymlaen i Brifysgol Abertawe – Rhaglen Camu Ymlaen i Brifysgol Abertawe
Mae Camu Ymlaen i Brifysgol Abertawe yn rhaglen ehangu cyfranogiad a ariennir gan ymrwymiadau cynllun ffïoedd a mynediad Prifysgol Abertawe a chaiff ei monitro gan Medr.
Mae Prifysgol Abertawe'n gyfrifol am gasglu a phrosesu data personol, gan gynnwys data a ddiffinnir fel categori arbennig. Felly, Prifysgol Abertawe yw'r rheolydd data ac mae wedi ymrwymo i amddiffyn hawliau cyfranogwyr yn unol â'r Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data (GDPR) a Deddf Diogelu Data 2018. Mae gan Brifysgol Abertawe Swyddog Diogelu Data a gellir cysylltu â'r unigolyn hwnnw yn dataprotection@abertawe.ac.uk
Rydym yn rhoi ystyriaeth ddifrifol iawn i gadw, storio a defnyddio data personol. Yn y ddogfen hon, rydym yn esbonio pam rydym yn casglu data unigolion ar gyfer Rhaglen Camu Ymlaen i Brifysgol Abertawe, sut rydym yn ei brosesu a'r camau rydym yn eu cymryd i sicrhau diogelwch data ar bob cam.
Caiff yr holl ddata a gesglir drwy raglen Camu Ymlaen i Brifysgol Abertawe ei brosesu a'i storio yn unol â'r Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data (GDPR) a Deddf Diogelu Data 2018.
Pa ddata rydyn ni'n ei gasglu?
Wrth wneud cais am y rhaglen, byddwn yn casglu'r wybodaeth ganlynol:
- Manylion cyswllt (gan gynnwys cyfeiriad, e-bost a rhif ffôn)
- Anabledd, gwahaniaethau dysgu a/neu gyflyrau iechyd meddwl
- Os yn cael Lwfans Cynhaliaeth Addysg( LCA)/Prydau Ysgol Am Ddim/Grant Dysgu Llywodraeth Cymru
- A yw'r person ifanc wedi bod mewn gofal neu a yw mewn gofal ar hyn o bryd
- A yw'r person ifanc yn ofalwr
- Profiad teuluol o addysg uwch yn y DU
- Lefel addysg a statws cyflogaeth rhieni
- Statws ceisiwr lloches/ffoadur
- Statws teuluoedd sy'n gwasanaethu yn y lluoedd arfog
- Ffotograffau a Ffilmio – A ddefnyddir at ddibenion marchnata
- P'un a oes gan y person ifanc blentyn neu blentyn sy'n dibynnu arno
- P'un a yw'r person ifanc wedi’i ddieithrio o’i rieni.
Os byddwch yn llwyddo i gael lle ar y rhaglen, byddwn hefyd yn casglu'r canlynol:
- Manylion cyflyrau meddygol a meddyginiaeth
- Gwybodaeth am feddygfa'r Meddyg Teulu
- Manylion euogfarnau troseddol neu ymchwiliadau cyfredol
- Caniatâd i gysylltu â rhieni/gwarcheidwaid ynglŷn â phresenoldeb
Beth yw'r sail gyfreithiol dros brosesu'ch data personol?
Mae'r gwaith a wnawn i hyrwyddo ymrwymiad a chyfranogiad ehangach mewn addysg uwch yn cael ei wneud er budd y cyhoedd. Mae angen i ni sicrhau bod yr arian rydyn ni'n ei fuddsoddi drwy'r cynllun ffïoedd a mynediad yn cael ei wario'n briodol a'i fod yn cael effaith gadarnhaol. Er mwyn mesur effaith ac i gynnal ein gweithgareddau, mae angen i ni gasglu data cyfranogwyr.
Mae rhaglen Camu Ymlaen i Brifysgol Abertawe yn prosesu data personol gan ei fod yn angenrheidiol er mwyn iddi gyflawni tasg er budd y cyhoedd ac ar gyfer ei gweithredoedd swyddogol.
Rydym yn prosesu data categori arbennig ar sail budd y cyhoedd. Mae'r gwaith prosesu hwn yn helpu i sicrhau bod gwahanol grwpiau o bobl yn cael eu trin yn deg ac yn cael cyfle cyfartal, fel y gallwn hyrwyddo neu gynnal cydraddoldeb. Y sail gyfreithiol ar gyfer prosesu data categori arbennig a gesglir ar gyfer gweithgareddau preswyl a gweithgareddau y tu allan i oriau gwaith yw caniatâd penodol.
Y sail gyfreithiol ar gyfer prosesu'r defnydd o ffotograffau a chyfathrebiadau marchnata yw Caniatâd.
Pam rydym yn casglu data unigolion a sut rydym yn ei ddefnyddio?
Rydym yn casglu data am unigolion am y pedwar prif reswm canlynol.
- At ddibenion monitro, sy'n ein galluogi i fodloni gofynion adrodd allanol gorfodol i gyrff ymgynghorol fel Medr. Mae hefyd yn rhoi darlun clir i ni o'r gweithgareddau rydym yn eu darparu a'r bobl rydym yn gweithio gyda nhw i'n helpu i sicrhau ein bod yn cyrraedd y rhai hynny a allai elwa fwyaf o'n gweithgareddau allgymorth.
- At ddibenion gwerthuso sy'n ein helpu i asesu effeithiolrwydd gwahanol fentrau ar ehangu cyfranogiad i addysg uwch. Mae hyn yn cynnwys olrhain teithiau addysg cyfranogwyr yn y tymor hir, sy'n ein galluogi ni i weld faint o'r rhai hynny sy'n cymryd rhan yn ein gweithgareddau sy'n mynd ymlaen i'r brifysgol.
- Er mwyn ein helpu ni i nodi pobl sy'n perthyn i grwpiau sydd heb gynrychiolaeth ddigonol mewn addysg uwch ac i sicrhau bod pobl o'r grwpiau hyn yn cael blaenoriaeth wrth elwa o'n gweithgareddau.
- Er mwyn sicrhau iechyd a diogelwch pob cyfranogwr yn ein rhaglenni a chynorthwyo ag anghenion bugeiliol a lles e.e. sicrhau ein bod yn ymwybodol o gyflyrau meddygol.
Sut mae data'n cael ei brosesu
- Mae data personol a gesglir gan dîm Camu Ymlaen i Brifysgol Abertawe yn cael ei storio mewn cronfeydd data diogel. Yn achos data a gesglir drwy ffurflenni papur, caiff ei storio mewn storfa gloëdig a'i fewnbynnu i daenlenni diogel cyn gynted â phosibl. Yna caiff y ffurflenni papur eu gwaredu'n ddiogel. Caiff gwybodaeth am gyfranogwyr ei gwirio'n weledol a'i mewnbynnu i'n cronfa ddata ddiogel ar-lein. Dim ond aelodau dynodedig o staff Prifysgol Abertawe a'r tîm canolog all gael mynediad at yr wybodaeth yn y gronfa ddata. At ddibenion monitro ac ymchwil yn unig, gellir rhannu data gyda chyrff allanol penodol fel Gwasanaeth Derbyn y Prifysgolion a’r Colegau (UCAS). Mae hyn yn ein galluogi ni i weld cyrchfan addysg uwch y cyfranogwyr sydd wedi cymryd rhan yn ein gweithgareddau.
- At ddibenion monitro ac ymchwil, gellir rhannu data dienw gyda thrydydd partïon hefyd.
- Os bydd adrodd mewnol neu allanol sy'n defnyddio data a gasglwyd, caiff y data ei gyflwyno ffurf gyfanredol, sy'n golygu mai dim ond cyfansymiau a ddangosir felly ni ddatgelir data ar unigolion byth.
Am faint cedwir eich gwybodaeth?
Bydd gwybodaeth gan fyfyrwyr sy'n gwneud cais, ond sy'n aflwyddiannus, yn cael ei chadw am 3 mis . Cedwir yr wybodaeth gan fyfyrwyr sy'n cael lle ar y rhaglen am 15 mlynedd o ddechrau'r rhaglen.
Bydd data a rennir/a gysylltir â thrydydd partïon at ddibenion ymchwil yn cael ei gadw mewn cronfeydd data'r trydydd parti am oes prosiectau'r trydydd partïon, gan nad oes modd adnabod unigolion mwyach.
Diogelwch eich gwybodaeth
Mae deddfwriaeth Diogelu Data yn gosod dyletswydd arnom i gadw eich gwybodaeth yn ddiogel. Golyga hyn y caiff eich cyfrinachedd ei barchu, ac y cymerir yr holl gamau priodol i atal mynediad a datgeliad anawdurdodedig. Ni chaiff neb ei awdurdodu i gyrchu eich gwybodaeth, ac eithrio'r aelodau staff hynny y mae angen iddynt gyrchu rhannau perthnasol o'ch gwybodaeth, neu'ch holl wybodaeth. Bydd gwybodaeth electronig amdanoch yn cael ei diogelu trwy gyfrineiriau a chyfyngiadau diogelwch eraill, a chedwir ffeiliau papur mewn ardaloedd diogel lle rheolir mynediad.
Gall rhywfaint o brosesu gael ei wneud ar ran y Brifysgol gan sefydliad sydd dan gontract i wneud hynny. Bydd sefydliadau sy'n prosesu data ar ran y Brifysgol yn rhwymedig i brosesu data personol yn unol â deddfwriaeth diogelu data.
Pa hawliau sydd gennych?
Mae gennych hawl i weld eich gwybodaeth bersonol, i wrthwynebu prosesu eich gwybodaeth bersonol, cywiro, dileu, cyfyngu a throsglwyddo eich gwybodaeth bersonol. Os oes gennych unrhyw bryderon am ddefnyddio eich data at y dibenion hyn neu os hoffech gael copi o'r data sydd gennym amdanoch chi, dylech anfon ceisiadau neu wrthwynebiadau ysgrifenedig at Swyddog Diogelu Data'r Brifysgol:
E-bost: dataprotection@abertawe.ac.uk
Cwestiynau ychwanegol?
Os oes gennych gwestiynau eraill am sut rydym yn prosesu data monitro unigolion, mae croeso i chi gysylltu â stepup@abertawe.ac.uk
Sut i gwyno
Os ydych yn anfodlon ar y ffordd mae'ch gwybodaeth bersonol wedi cael ei phrosesu, i ddechrau, gallwch gysylltu â Swyddog Diogelu Data'r Brifysgol, gan ddefnyddio'r manylion cyswllt uchod.
Os ydych yn anfodlon wedi hynny, mae gennych hawl i gysylltu'n uniongyrchol â'r Comisiynydd Gwybodaeth i gael penderfyniad. Gallwch gysylltu â'r Comisiynydd Gwybodaeth yma
Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth,
Tŷ Wycliffe,
Water Lane,
Wilmslow,
Swydd Gaer,
SK9 5AF
