Prifysgol Abertawe yw'r partner blaenllaw ac mae'n gyfrifol am gasglu a phrosesu data personol, gan gynnwys data a ddiffinnir fel categorïau arbennig data personol. Prifysgol Abertawe yw'r Rheolydd Data ac mae'n ymrwymedig i ddiogelu hawliau cyfranogwyr, yn unol â'r Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol (GDPR). Mae gan Brifysgol Abertawe Swyddog Diogelu Data a gellir cysylltu â'r unigolyn hwnnw yn dataprotection@abertawe.ac.uk

Rydym yn rhoi ystyriaeth ddifrifol iawn i gadw, storio a defnyddio data personol. Yn y ddogfen hon, rydym yn esbonio pam rydym yn casglu data unigolion ar gyfer y Gwasanaethau Cymorth Cynhwysol i Fyfyrwyr (ISSS), sut rydym yn eu prosesu a'r camau rydym yn eu cymryd i sicrhau diogelwch data ar bob cam.

Mae'r Gwasanaethau Cymorth Cynhwysol i Fyfyrwyr yn wasanaeth cymorth cyffredinol sy'n cynnwys gwasanaethau a ddarperir gan y Ganolfan Les, y Gwasanaeth Anableddau, y Ganolfan Asesu a SAILS. Mae'r gwasanaethau hyn yn cefnogi myfyrwyr i'w galluogi i gael y profiad gorau posib yn y Brifysgol. Caiff yr holl ddata a gesglir drwy ISSS eu prosesu a'u storio yn unol â deddfwriaeth diogelu data.

Pa fath o wybodaeth rydym yn ei chasglu?

Rydym yn casglu’r darnau canlynol o wybodaeth bersonol am fyfyrwyr sy'n cofrestru gydag ISSS:

  • Enw;
  • Rhif Myfyriwr;
  • Dyddiad geni;
  • Manylion cyswllt;
  • Enw a manylion cyswllt eich meddyg teulu;
  • Manylion am y rhesymau rydych chi'n cyrchu gwasanaeth(au) penodol yn ISSS, ac unrhyw ddiagnosis blaenorol sy'n berthnasol i hyn;
  • Anabledd, tystiolaeth feddygol, adroddiadau gan seicolegydd addysg;
  • P’un a ydych chi'n derbyn Lwfans Myfyrwyr Anabl ac os felly, y rheswm dros ei ddyfarnu.

Cydsyniad

Rydym yn casglu data am unigolion am y pedwar prif reswm canlynol:

  1. Er mwyn darparu'r gwasanaeth cymorth priodol i chi. Bydd manylion a gyflwynir gennych ac a drafodir ag aelodau o staff yn cael eu cofnodi'n ddiogel i'w defnyddio mewn sesiynau yn y dyfodol. Bydd yr wybodaeth rydym yn ei chasglu ar y ffurflen hon yn ein galluogi i wneud addasiadau rhesymol ar eich cyfer yn eich Coleg ac, o bosib ar gyfer gwasanaethau eraill, e.e. yn y Brifysgol lle mae angen i staff fod yn ymwybodol er mwyn gwneud addasiadau rhesymol, e.e. Preswylfeydd ac Iechyd Galwedigaethol.
  2. At ddibenion monitro sy'n caniatáu i ni fodloni gofynion gorfodol o ran archwilio ac adrodd allanol i gyrff rheoleiddio megis DSA-QAG, a CCAUC.
  3. Ymgymryd ag ymchwil a dadansoddi ystadegol. Efallai y bydd hi'n ofynnol ar gais y Brifysgol i ISSS gynhyrchu gwybodaeth ystadegol sy'n cael ei chreu gan ein systemau gofnodion gyfrifiadurol. Mae'n bosibl y gwneir ymchwil ar yr ystadegau sy'n deillio o'n gwaith gyda chi. Bydd unrhyw ddata a gwybodaeth ymchwil a gyflwynir i unrhyw un y tu allan i ISSS yn ddienw er mwyn parchu cyfrinachedd.
  4. Diogelu a hybu lles myfyrwyr.
  5. Diogelu diogelwch a diogeledd myfyrwyr.

Sut mae data'n cael eu prosesu

  • Byddwn yn cadw unrhyw wybodaeth amdanoch yn gyfrinachol.
  • Wrth gofrestru gyda gwasanaeth(au) yn y Gwasanaethau Cymorth Cynhwysol i Fyfyrwyr, gofynnir i fyfyrwyr gwblhau a dychwelyd cofrestriad neu holiadur sy'n benodol i'r gwasanaeth rydych chi'n ei gyrchu naill ai'n bersonol, drwy'r post neu drwy e-bost. Yna, caiff y ffurflen hon ei storio yn ffolder penodol y myfyriwr ar yriant diogel a rennir, a chaiff y data eu teipio ar daenlen ddiogel a gwneir cofnodion sy'n benodol i'r myfyriwr ar ffeil CRM Microsoft Dynamics. Dim ond personél awdurdodedig a fydd yn gallu gweld y ffeil hon.
  • Caiff taenlenni sydd wedi'u diogelu gyda chyfrinair ac sy'n cynnwys gwybodaeth am fyfyrwyr penodol eu storio ym maes ffeil y Gwasanaeth perthnasol. Mae mynediad at y ffeiliau hyn yn gyfyngedig i aelodau o staff y tîm perthnasol ac, ar adegau, staff dynodedig sy'n gweithio yn ISSS. Caiff data a rennir gyda sefydliadau allanol eraill eu rhannu dim ond pan fydd caniatâd cadarn wedi'i ddarparu yn ysgrifenedig.
  • Ni fyddwn yn ymateb i geisiadau gan diwtoriaid/academyddion na staff gweinyddu, aelodau o deulu na ffrindiau am wybodaeth, gan gynnwys peidio â datgelu eich presenoldeb mewn apwyntiad gwasanaeth (oni bai eich bod chi'n rhoi cysyniad cadarn i ni wneud hynny).
  • Mewn amgylchiadau prin iawn, mae'n bosib y bydd rhaid i ni ddatgelu gwybodaeth i bobl eraill e.e. os ydych chi neu rywun arall mewn perygl o niwed corfforol difrifol neu farwolaeth, os bydd plentyn mewn perygl, os bydd myfyriwr arall wedi cyflawni trosedd yn eich erbyn neu os yw terfysgaeth yn cael ei chynllunio. Os bydd angen i ddatgelu gwybodaeth yn codi, yn y rhan fwyaf o achosion, byddem ni'n trafod hyn â chi pan fydd angen ei wneud.

Am ba gyfnod y caiff eich gwybodaeth ei chadw?

Bydd ISSS yn cadw gwybodaeth bersonol yn unol â gweithdrefn rheoli cofnodion y Brifysgol.

Bydd unrhyw wybodaeth am eich anabledd/angen penodol/cyflwr meddygol a ddarperir i ISSS yn cael ei chadw'n ddiogel am saith mlynedd a'i dinistrio wedi hynny.

Diogelwch eich gwybodaeth

Mae deddfwriaeth Diogelu Data yn gosod dyletswydd arnom i gadw eich gwybodaeth yn ddiogel. Golyga hyn y caiff eich cyfrinachedd ei barchu, ac y cymerir yr holl gamau priodol i atal mynediad a datgeliad anawdurdodedig. Ni chaiff neb fynediad i'ch gwybodaeth, ac eithrio'r aelodau staff hynny y mae angen iddynt gyrchu rhannau perthnasol o'ch gwybodaeth, neu'ch holl wybodaeth. Bydd gwybodaeth electronig amdanoch yn cael ei diogelu trwy gyfrineiriau a chyfyngiadau diogelwch eraill, a chedwir ffeiliau papur mewn ardaloedd diogel lle rheolir mynediad.

Gall rhai gweithgareddau prosesu a storio gael eu gwneud ar ran y Brifysgol gan sefydliad sydd wedi'i gontractio at y diben hwnnw. Bydd sefydliadau sy'n prosesu data personol ar ran y Brifysgol dan rwymedigaeth drwy gontract i brosesu data personol yn unol â deddfwriaeth diogelu data.

Pa hawliau sydd gennych?

Mae gennych hawl i gael mynediad at eich gwybodaeth bersonol, i wrthwynebu i'ch gwybodaeth bersonol gael ei phrosesu, i gywiro, dileu a chyfyngu ar fynediad at eich gwybodaeth bersonol a'i throsglwyddo. Os oes gennych unrhyw bryderon am ddefnyddio eich data at y dibenion hyn neu os hoffech gael copi o'r data sydd gennym amdanoch chi, dylech anfon ceisiadau neu wrthwynebiadau ysgrifenedig at Swyddog Diogelu Data'r Brifysgol:-

Swyddog Diogelu Data'r Brifysgol
Swyddfa'r Is-ganghellor
Prifysgol Abertawe
Parc Singleton
Abertawe
SA2 8PP
E-bost: dataprotection@abertawe.ac.uk

Gweler tudalen we Diogelu Data'r Brifysgol am ragor o wybodaeth ynghylch eich hawliau unigol.

Tynnu Cydsyniad yn ôl

Mae gan unigolion yr hawl i dynnu cydsyniad yn ôl ar unrhyw adeg. Os byddech chi am dynnu'ch cydsyniad yn ôl am ba reswm bynnag, rydym yn gofyn i chi gyflwyno cais i wneud hynny yn ysgrifenedig i'r gwasanaeth(au) perthnasol yn ISSS.

Gofynnir i unigolion gwblhau ffurflen Cais i Dynnu Cydsyniad yn ôl a'i dychwelyd i'r gwasanaeth yn ysgrifenedig, fel y gallwn sicrhau bod unigolion yn deall goblygiadau tynnu cydsyniad yn ôl a'r hyn a fydd yn digwydd nesaf. Dylid gwneud ceisiadau neu wrthwynebiadau eraill yn ysgrifenedig yn y man cyntaf a'u hanfon at:- Swyddog Cydymffurfiaeth y Brifysgol (FOI/DP), Swyddfa'r Is-ganghellor, Prifysgol Abertawe, Parc Singleton, Abertawe, SA2 8PP E-bost: dataprotection@abertawe.ac.uk

Cwestiynau ychwanegol?

Os oes gennych ragor o gwestiynau am sut rydym ni'n prosesu data monitro unigol, mae croeso i chi gysylltu â Gareth Evans, Gwybodaeth a Mewnwelediad Data yn gareth.evans@abertawe.ac.uk 

Sut i gwyno

Os ydych yn anfodlon ar y ffordd mae'ch gwybodaeth bersonol wedi cael ei phrosesu, i ddechrau, gallwch gysylltu â Swyddog Diogelu Data'r Brifysgol, gan ddefnyddio'r manylion cyswllt uchod.

Os ydych dal yn anfodlon wedi hynny, mae gennych hawl i gysylltu'n uniongyrchol â'r Comisiynydd Gwybodaeth i gael penderfyniad. Gallwch gysylltu â'r Comisiynydd Gwybodaeth yn:

Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth: Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire, SK9 5AF www.ico.org.uk

Adolygwyd a diweddarwyd: Chwefror 2021