Swyddog Cefnogi Digwyddiadau

Y Brifysgol

Mae Prifysgol Abertawe'n brifysgol a arweinir gan ymchwil sydd wedi bod yn gwneud gwahaniaeth ers 1920. Mae cymuned y Brifysgol yn ffynnu ar archwilio a darganfod ac mae'n cynnig y cydbwysedd cywir o addysgu ac ymchwil rhagorol i gyd-fynd ag ansawdd bywyd ardderchog.

Mae ein campysau glan môr a'n cymuned amlddiwylliannol yn gwneud y Brifysgol yn weithle dymunol i gydweithwyr o bedwar ban byd. Mae ein cydnabyddiaeth a'n buddion, a'n ffyrdd o weithio, yn galluogi i bobl sy'n ymuno â ni i gael gyrfaoedd gwobrwyol, ar y cyd â chydbwysedd gwaith-bywyd rhagorol.

Y rôl

Rydym yn chwilio am ymgeiswyr sy'n gallu cynnig safon uchel gyson o wasanaeth a chyflwyniad i reolwyr a pherchnogion digwyddiadau ar draws y Brifysgol ac i gleientiaid y tu hwnt i'r Brifysgol sy'n dymuno cynnal digwyddiadau yn y Brifysgol. Cynorthwyo'r Brifysgol yn ei hymgais i ddarparu digwyddiadau o safon, diogel, proffesiynol a chyson drwy weithredu swyddogaeth cefnogi digwyddiadau sy'n darparu adnodd cadarn, cynhwysfawr a hawdd ei gyrraedd i berchnogion a threfnwyr digwyddiadau.

1.    Bod yn gyswllt cyntaf ar gyfer rheolwyr a pherchnogion digwyddiadau, yn fewnol ac yn allanol, gan gynnal a chyflwyno digwyddiadau ar gampysau Prifysgol Abertawe a lleoliadau cysylltiedig.

2.    Darparu cymorth cyson, proffesiynol a chydlynu digwyddiadau ar y cyd â Cholegau ac adrannau ar draws y Brifysgol.

3.    Cydlynu a goruchwylio'n uniongyrchol ddigwyddiadau o'r cam ymholi i'r casgliad. Bydd hyn yn cynnwys cyfathrebu â threfnwyr digwyddiad i drafod pob agwedd ar eu harcheb gyda'r bwriad o nodi'n gywir ofynion eu digwyddiad a llunio contract.  Monitro cynnydd y contract a sicrhau bod taliad ac amserlenni gweithgareddau'n cael eu bodloni. Darparu dyletswydd reoli ar y safle ar gyfer digwyddiadau pan fydd angen.

4.    Cyfathrebu'n effeithiol â'r holl dimau gweithredol a chyflenwyr mewnol ac allanol gan gynnwys Chwaraeon, Gwasanaethau Arlwyo, Gwasanaethau Campws, Gwasanaethau Preswyl, Gwasanaethau'r Cyfryngau a Gwasanaethau Ystadau i sicrhau bod digwyddiadau'n cael eu cynnal yn hwylus. Monitro lefelau ac ansawdd gwasanaeth a rhoi adborth pan fydd angen.

5.    Bod yn rheolwr cyfrif ar gyfer portffolio o gleientiaid mewnol (Colegau, UGPau, Prosiectau) a chynorthwyo gyda meithrin perthnasoedd gyda phob cyfrif i ddarparu cymorth digwyddiad wedi'i deilwra a chyson fel y bo angen.

6.    Bod yn rheolwr cyfrif ar gyfer portffolio o gleientiaid allanol a chleientiaid masnachol a chynorthwyo wrth ddenu a chynnal cyfleoedd busnes masnachol o safon.

7.    Cefnogi'r Rheolwr Gwasanaethau Digwyddiadau a Chymorth wrth weithredu a dosbarthu cyngor, arweiniad, polisïau ac offer ymarferol ar draws y Brifysgol, a rhoi cymorth uniongyrchol i berchnogion/reolwyr digwyddiad wrth ddefnyddio arweiniad o'r fath.

8.    Hyrwyddo, poblogi a chynnal systemau a phrosesau i gofnodi a chyfleu gwybodaeth am ddigwyddiadau'r Brifysgol a digwyddiadau a gynhelir ar ei champysau.

9.    Hyrwyddo'r swyddogaeth Gwasanaethau Digwyddiadau ar draws y Brifysgol i annog colegau ac adrannau i ddatblygu a chynnal digwyddiadau o safon, proffil uchel sy'n fanteisiol yn strategol ar gampysau'r Brifysgol.

10.    Rhoi arweiniad a pholisi diogelwch digwyddiadau a rheoli risg y Brifysgol ar waith drwy weithio'n agos gyda'r Cydlynydd Digwyddiadau.

11.    Ymgymryd â dyletswyddau clercol a gweinyddol uniongyrchol o ran digwyddiadau a gweithredu'r Gwasanaethau Cymorth Digwyddiadau. 

12.    Bod yn gyfrifol am gyllidebau a gweinyddiaeth ariannol digwyddiad penodol, gan gynnwys anfonebu, cymodi, bodloni targedau a bennwyd a rhagolygon.

Cynnal a phoblogi gwybodaeth am ddigwyddiadau a systemau archebu a sicrhau bod yr holl wybodaeth yn gywir, yn gynhwysfawr ac yn amserol. 

Cydraddoldeb, Amrywiaeth a Chynhwysiant

Mae'r Brifysgol yn ymrwymedig i gefnogi a hyrwyddo cydraddoldeb ac amrywiaeth yn ei holl arferion a gweithgareddau. Rydym yn ymdrechu i greu amgylchedd cynhwysol a chroesawn geisiadau gan ymgeiswyr amrywiol o'r grwpiau nodweddion gwarchodedig canlynol: oedran, anabledd, ailbennu rhywedd, priodas a phartneriaeth sifil, beichiogrwydd a mamolaeth, hil (gan gynnwys lliw croen, cenedligrwydd, tarddiad ethnig a chenedlaethol), crefydd a chred, rhyw, tueddfryd rhywiol.

Sgiliau Cymraeg

Lefel y sgiliau Cymraeg sydd ei hangen ar gyfer y rôl hon yw Lefel 1 - Ychydig. Bydd deiliad y swydd yn gallu ynganu geiriau Cymraeg, ateb y ffôn yn Gymraeg, a defnyddio geiriau ac ymadroddion sylfaenol bob dydd (diolch, os gwelwch yn dda). Gellir cyrraedd lefel 1 o gwblhau cwrs hyfforddi un awr.

Mae’r Brifysgol yn sefydliad dwyieithog balch, ac mae Strategaeth Gymraeg y Brifysgol yn amlinellu ein dyheadau i hyrwyddo’r iaith a galluogi ein staff i ddod i gyswllt â’r iaith fel sgil ychwanegol yn y gweithle ac fel porth i gyfleoedd diwylliannol a chymdeithasol newydd. Croesewir ceisiadau yn y Gymraeg ac ni chaiff cais a gyflwynir yn y Gymraeg ei drin yn llai ffafriol na chais a gyflwynir yn Saesneg. Mae gan siaradwyr Cymraeg yr hawl i gael cyfweliad yn Gymraeg. Disgwylir i ymgeiswyr ar gyfer rôl lle mae sgiliau Cymraeg yn hanfodol gyflwyno’u cais yn Gymraeg, a bydd y cyfweliad yn Gymraeg, os byddwch yn cyrraedd y rhestr fer.

Gwybodaeth Ychwanegol

Gallwch gyflwyno CV a llythyr eglurhaol ar gyfer y swydd hon.

Rhannu Lawrlwytho Disgrifiad Swydd Lawrlwytho PS-Llyfryn yr Ymgeisydd-(CY).pdf Argraffu'r dudalen hon Yn ôl at y rhestr