Polisi Preifatrwydd

Hysbysiad Preifatrwydd Partneriaeth Ymgyrraedd yn Ehangach De-orllewin Cymru

Mae Partneriaeth Ymgyrraedd yn Ehangach De-orllewin Cymru yn cael ei ariannu gan Raglen Ymgyrraedd yn Ehangach Cyngor Cyllido Addysg Uwch Cymru, a’n partneriaid yw Prifysgol Abertawe, Prifysgol Cymru y Drindod Dewi Sant, y Brifysgol Agored yng Nghymru, Coleg Sir Gâr, Coleg Gŵyr Abertawe, Grŵp Coleg Castell-nedd Port Talbot, Coleg Sir Benfro, Gyrfa Cymru, awdurdodau lleol ac ysgolion yn Ne-orllewin Cymru.

Prifysgol Abertawe yw’r partner arweiniol ac mae’n gyfrifol am gasglu a phrosesu data personol, gan gynnwys data a ddiffinnir fel data sensitif. Yn sgîl hynny, Prifysgol Abertawe yw rheolwr y data ac mae’n ymroddedig i ddiogelu hawliau cyfranogwyr yn unol â Deddf Diogelu Data’r Deyrnas Unedig 1998 (DPA) a’r Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol (GDPR) newydd.  Mae gan Brifysgol Abertawe Swyddog Diogelu Data, a gallwch gysylltu â’r swyddog ar dataprotection@swansea.ac.uk

Mae casglu, storio a defnyddio data personol yn rhywbeth rydym ni’n ei gymryd yn llwyr o ddifri. Yn y ddogfen hon, cewch esboniad ar pam rydym ni’n casglu data unigol fel rhan o’r rhaglen Ymgyrraedd yn Ehangach, sut rydym ni’n ei brosesu a’r camau rydym ni’n eu cymryd i sicrhau bod data’n cael ei ddiogelu bob cam o’r ffordd.

Mae’r holl ddata a gesglir trwy fentrau Ymgyrraedd yn Ehangach yn cael ei brosesu a’i storio’n unol â Deddf Diogelu Data 1998 a’r Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol (GDPR) newydd.

Pa fath o wybodaeth rydym ni’n ei chasglu?

Rydym ni’n casglu’r darnau canlynol o wybodaeth ynghylch myfyrwyr sy’n cymryd rhan yn ein gweithgareddau, i’n helpu i gadarnhau bod ein gweithgareddau’n cyrraedd pobl ifanc o gefndiroedd sydd wedi’u tangynrychioli mewn Addysg Uwch ar hyn o bryd:

  • Enw
  • Manylion cyswllt
  • Dyddiad geni
  • Rhywedd
  • Côd post cartref
  • Ethnigrwydd
  • Cenedligrwydd
  • Anabledd
  • Cymhwystra i dderbyn prydau ysgol am ddim neu Lwfans Cynnal Addysg
  • A yw’r myfyriwr yn byw mewn gofal, neu a fu mewn gofal yn y gorffennol?
  • Ffotograffau a ffilmiau – Yn ystod digwyddiadau gallwn dynnu ffotograffau a chreu ffilmiau y byddwn ni’n eu defnyddio at ddibenion marchnata, er enghraifft ar ein gwefan neu yn ein llythyr newyddion. 

Lle bo modd, rydym ni hefyd yn casglu’r darnau canlynol o wybodaeth:

  • A aeth rhiant/rhieni’r myfyriwr i’r brifysgol?
  • Galwedigaeth rhiant/rhieni’r myfyriwr
  • A yw’r myfyriwr yn gofalu am aelod o’r teulu neu ddibynnydd?
  • Manylion cyswllt
  • Cyflawniad addysgol blaenorol

 

Yn achos gweithgareddau preswyl a rhai y tu allan i oriau ysgol rydym hefyd yn casglu manylion gofynion meddygol ac arbennig er mwyn darparu cefnogaeth a sicrhau iechyd a diogelwch cyfranogwyr a staff. Mae’r rhain yn cynnwys:

  • Gofynion dietegol
  • Gofynion diwylliannol
  • Manylion cyswllt mewn argyfwng
  • Alergeddau
  • Trefniadau meddygol
  • Meddyginiaeth sy’n cael ei chymryd

 

Caniatâd

Nid ydym yn prosesu unrhyw ddata heb gael caniatâd penodol. Yn achos plant 15 oed a than hynny, rydym ni’n casglu’r data trwy riant/ofalwr. Yn achos y rhai sy’n 16 oed neu’n hŷn, rydym ni’n casglu’r data’n uniongyrchol gan yr unigolyn.

Mae caniatâd yn cwmpasu’r sail gyfreithiol ar gyfer prosesu data personol a chategorïau arbennig.

Pam rydym ni’n casglu data unigol a sut rydym ni’n ei ddefnyddio

Rydym ni’n casglu data ynghylch unigolion am y pedwar prif reswm canlynol. 

  1. At ddibenion monitro, sy’n golygu bod modd i ni gyflawni’r gofynion o ran adroddiadau allanol gorfodol i gyrff rheoliadol megis Cyngor Cyllido Addysg Uwch Cymru (HEFCW), yn ogystal â rhoi darlun clir i ni o’r gweithgareddau rydym ni’n eu cynnig a’r bobl rydym ni’n gweithio gyda nhw i’n helpu i sicrhau ein bod ni’n cyrraedd y rhai a allai elwa fwyaf o weithgareddau allgymorth.
  2. At ddibenion gwerthuso, sy’n ein helpu i asesu effeithiolrwydd gwahanol fentrau o ran ehangu cyfranogiad mewn Addysg Uwch. Mae hyn yn cynnwys olrhain teithiau addysg cyfranogwyr yn y tymor hir, er mwyn i ni fedru gweld faint o’r myfyrwyr sy’n cymryd rhan yn ein gweithgareddau sy’n mynd ymlaen i’r brifysgol.
  3. I’n helpu i ganfod pobl sy’n perthyn i grwpiau a dangynrychiolir mewn Addysg Uwch, ac i sicrhau bod pobl o’r grwpiau hyn yn cael mynediad blaenoriaeth i’n gweithgareddau. I gael rhagor o wybodaeth am hyn, ewch i www.hefcw.ac.uk/policy_areas/widening_access/reaching_wider_initiative.aspx
  4. I sicrhau iechyd a diogelwch yr holl gyfranogwyr yn ein rhaglenni a chynorthwyo gydag anghenion bugeiliol a lles, e.e. sicrhau ein bod yn ymwybodol o gyflyrau meddygol.

 

Sut mae data’n cael ei brosesu

  • Yn achos mentrau lle mae Ymgyrraedd yn Ehangach yn gweithio’n uniongyrchol gydag ysgol, anfonir ffurflen a llythyr esboniadol adref at rieni’r plant sy’n cymryd rhan trwy’r ysgol yn gofyn am beth gwybodaeth ynghylch y myfyriwr a chaniatâd i’w defnyddio at y dibenion a amlinellwyd uchod. Yna dychwelir y ffurflen hon at Ymgyrraedd yn Ehangach trwy’r ysgol, a chaiff y data ei deipio i mewn i daenlen ddiogel.
  • Yn achos mentrau lle mae myfyrwyr yn cyflwyno cais yn uniongyrchol i Ymgyrraedd yn Ehangach (e.e. y Brifysgol Haf), mae data’n cael ei ddarparu mewn ffurflen gais ar-lein dros URL diogel neu ar ffurflen bapur sy’n cael ei dychwelyd yn uniongyrchol at y tîm Ymgyrraedd yn Ehangach. Dim ond unigolion sy’n aelodau o’n tîm Ymgyrraedd yn Ehangach canolog fydd yn gallu cyrchu’r data yma a’i lawrlwytho/ddarllen.
  • Caiff taenlenni a ddiogelir gan gyfrinair sy’n cynnwys gwybodaeth am fyfyrwyr unigol eu storio yn ardal ffeiliau Ymgyrraedd yn Ehangach. Cyfyngir mynediad i’r taenlenni hyn i aelodau o’r tîm Ymgyrraedd yn Ehangach ac, yn achlysurol, i arweinwyr myfyrwyr penodedig sy’n gweithio i Ymgyrraedd yn Ehangach.
  • Caiff gwybodaeth am fyfyrwyr ei gwirio’n weledol a’i mewnbynnu i’n cronfa ddata ddiogel ar-lein, Upshot, gan aelod o’r tîm Ymgyrraedd yn Ehangach.
  • Ni ellir cyrchu gwybodaeth sydd yn y gronfa ddata ond gan aelodau dynodedig o’r tîm Ymgyrraedd yn Ehangach a’r tîm canolog sy’n rheoli’r gwasanaeth Upshot. At ddibenion monitro ac ymchwil yn unig, rhennir data gyda chyrff allanol penodol megis y Gwasanaeth Derbyn i Brifysgolion a Cholegau (UCAS). Mae hyn yn golygu bod modd i ni weld cyrchfan Addysg Uwch myfyrwyr a fu’n cymryd rhan yn ein gweithgareddau. Bydd unrhyw adroddiadau mewnol neu allanol sy’n defnyddio data a gasglwyd yn gwneud hynny mewn modd crynodol, fel mai cyfansymiau yn unig a ddangosir, ac felly nid yw data unigolion byth yn cael ei ddatgelu.

Pa mor hir bydd eich gwybodaeth yn cael ei chadw?

 

Bydd Ymgyrraedd yn Ehangach yn cadw eich gwybodaeth bersonol yn unol â’n polisi rheoli cofnodion. Cliciwch Rheoli Cofnodion  i gael rhagor o fanylion.

 

Diogelu eich gwybodaeth

 

Mae deddfwriaeth Diogelu Data yn gofyn ein bod yn cadw eich gwybodaeth yn ddiogel. Mae hyn yn golygu y bydd eich cyfrinachedd yn cael ei barchu, ac y byddwn ni’n cymryd pob cam priodol i atal mynediad i wybodaeth a’i datgelu heb awdurdod. Dim ond aelodau o staff sydd angen cael mynediad i rannau perthnasol o’ch gwybodaeth neu’r cyfan ohoni fydd ag awdurdod i wneud hynny. Bydd yr wybodaeth amdanoch chi a gedwir yn electronig yn cael ei diogelu gan gyfrinair a chyfyngiadau diogelwch eraill, tra bydd ffeiliau papur yn cael eu storio mewn mannau diogel gyda mynediad a reolir.

Gall peth o’r prosesu gael ei wneud ar ran y Brifysgol gan sefydliad a fydd wedi’i gontractio at y diben hwnnw. Bydd sefydliadau sy’n prosesu data personol ar ran y Brifysgol o dan rwymedigaeth i brosesu’r data hwnnw yn unol â deddfwriaeth Diogelu Data.

Beth yw eich hawliau?

Mae gennych chi hawl i gyrchu eich gwybodaeth bersonol, i wrthwynebu’r ffaith bod eich gwybodaeth bersonol yn cael ei phrosesu, ac i gywiro, dileu, cyfyngu a throsglwyddo eich gwybodaeth bersonol. Os bydd gennych unrhyw bryderon ynghylch defnyddio data at y dibenion hyn, neu os hoffech chi gael copi o’r data rydym yn ei gadw amdanoch chi, dylech gyflwyno cais yn ysgrifenedig i Swyddog Diogelu Data’r Brifysgol:

Mrs Bev Buckley

Swyddog Cydymffurfiaeth y Brifysgol (FOI/DP)
Swyddfa’r Is-Ganghellor
Prifysgol Abertawe
Parc Singleton
Abertawe
SA2 8PP

E-bost: dataprotection@swansea.ac.uk 

Rhagor o gwestiynau?

Os oes gennych chi ragor o gwestiynau ynghylch sut rydym ni’n prosesu data monitro unigol, mae croeso i chi gysylltu â Martyn Sullivan, Cydlynydd Data a Chyfathrebu Ymgyrraedd yn Ehangach, ar martyn.sullivan@swansea.ac.uk neu 01792 602 126.

Sut mae gwneud cwyn

Os ydych chi’n anfodlon ar sut mae eich gwybodaeth bersonol wedi cael ei phrosesu, gallwch gysylltu â Swyddog Diogelu Data’r Brifysgol, yn y lle cyntaf, gan ddefnyddio’r manylion cyswllt uchod.

Os byddwch chi’n dal yn anfodlon, mae gennych chi hawl i wneud cais uniongyrchol i’r Comisiynydd Gwybodaeth am benderfyniad. Gallwch gysylltu â’r Comisiynydd Gwybodaeth yn y cyfeiriad canlynol:-

Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth / Information Commissioner’s Office,
Wycliffe House,
Water Lane,
Wilmslow,
Cheshire,
SK9 5AF

www.ico.org.uk

 

 

Adolygwyd a diweddarwyd: Gorffennaf 2017