Hwyluso'r broses o reoli cysylltiadau â chwsmeriaid ym Mhrifysgol Abertawe

Dechreuodd Prifysgol Abertawe gydweithio â Crimson Consultants yn ystod haf 2013, gan gyflwyno ateb newydd i CRM sy'n seiliedig ar Microsoft Dynamics CRM 2011 er mwyn bod yn sylfaen i broses dderbyn fwy cadarn a fyddai'n sicrhau prosesau cyson ar draws y Colegau ar wahân yn y Brifysgol.

CRM

 

 

 

 

Ar sail llwyddiant y prosiect hwn, gwnaethom ddechrau rhaglen 3 blynedd i fuddsoddi mewn CRM ymhellach, gan gynnwys uwchraddio i fersiwn ddiweddaraf Microsoft a chyflwyno Cyflymydd ychwanegol gan Crimson ar gyfer Ymgysylltu â Busnesau.

I'r mwyafrif o bobl, mae prifysgolion yn recriwtio ac yn dysgu myfyrwyr, ond mae'r mwyafrif o sefydliadau yn cydweithio'n agos â sefydliadau yn y sector cyhoeddus a'r sector preifat sy'n rhoi mynediad i arbenigedd ymchwil a datblygu, cyfleusterau ac offer a hyfforddiant. Nid yw Abertawe yn wahanol yn hyn o beth. Mae CRM yn ddelfrydol i gadw rheolaeth ar filoedd o gysylltiadau allanol a thrafodaethau a gafwyd yn yr amgylchedd hwn, ac roedd y Brifysgol yn awyddus i estyn defnydd llwyddiannus o'r ateb i CRM er mwyn gwneud hyn.   

Yr hyn a weithredwyd:

Ar sail ei waith llwyddiannus o weithredu CRM ar gyfer derbyn myfyrwyr, ac argaeledd swyddogaeth "y tu allan i'r blwch" sy'n cyfuno elfennau masnachol ac addysgol ein gofynion mewn Cyflymydd parod, dewiswyd Crimson i wella'r CRM dros y cyfnod o 3 blynedd. Yn ystod 2016, canolbwyntiwyd ar uwchraddio i Microsoft Dynamics 2016, sydd wedi cynnig rhyngwyneb llawer haws ei ddefnyddio, a rhoi Cyflymydd Datblygu Busnes Crimson ar waith. Mae'n cadw cofnodion craidd o'r holl sefydliadau a chysylltiadau sy'n cydweithio â'r Brifysgol, ac yn cadw llygad ar unrhyw weithgarwch rhyngweithio a chyfathrebu â staff yn y Brifysgol. Gellir cofnodi busnesau posibl ar ffurf cofnodion cyfle y gellir eu gweld ar unrhyw adeg.

Manteision CRM: 

Meddai Claire Cowell, yr Adran Derbyn Myfyrwyr:

Cyn y system CRM, nid oedd gennym unrhyw system integredig i gofnodi a rheoli ymholiadau oddi wrth ddarpar fyfyrwyr. Mae rhoi system o'r fath ar waith wedi helpu i integreiddio a hwyluso prosesau recriwtio canolog a Cholegau. Erbyn hyn, gall pob rhan o'r Adran Recriwtio a Derbyn weld gweithgarwch cyfathrebu â myfyrwyr ac maent yn fwy gwybodus wrth ddelio â myfyrwyr penodol. Mae hyn wedi gwella taith y myfyriwr o ymholi i gofrestru, ac wedi rhoi'r gallu i ni ddatblygu strategaethau a chynlluniau cyfathrebu ar y system a rhoi gwybod am ganlyniadau yn hwylus.

Meddai Paul Edwards, Rheolwr Prosiect CRM ym Mhrifysgol Abertawe:

O safbwynt ymgysylltu â busnesau, mae uwchraddio wedi rhoi platfform modern i ni er mwyn bwrw ymlaen â'n cynlluniau i gyflwyno'r system ar draws y Brifysgol fel y gall pawb fabwysiadu "Diwylliant CRM" a glynu at ein gwerthoedd gwasanaeth proffesiynol. Bydd defnyddio system CRM ganolog yn ein galluogi i fod yn fwy proffesiynol a chydgysylltiedig wrth reoli'r llu o gysylltiadau sy'n bodoli. Yn arbennig, lle mae gan unigolion neu dimau gwahanol yr un cysylltiadau, bydd defnyddio system CRM o'r enw iEngage yn sicrhau bod "un fersiwn o'r gwir", sy'n hybu cydweithio ac sy'n codi ymwybyddiaeth o gysylltiadau presennol. Mae nifer y defnyddwyr yn cynyddu'n gyflym, gyda sawl tîm ar draws dau gampws yn hybu'r system.

Meddai Cristina Magro, ION Leadership:

Fel darparwr hyfforddiant datblygu arweinyddiaeth ar gyfer busnesau ledled Cymru, mae CRM yn ffordd ddiogel ac effeithiol o storio a rheoli symiau mawr o ddata a gwybodaeth sensitif ein cwsmeriaid. Mae'n rhaid i mi ddweud ... Roedd yn anodd ac yn rhwystredig defnyddio'r CRM i ddechrau, ac roedd y broses o sicrhau bod y system yn diwallu ein hanghenion yn un hir. Fodd bynnag, ar ôl cael hyfforddiant a chefnogaeth gan y tîm rheoli prosiect, daeth pethau'n haws o lawer. Erbyn hyn, rwy'n fwy hyderus wrth ddefnyddio'r system, ac rwy'n hyfforddi gweddill fy nhîm.

Mae CRM yn ein helpu i feithrin cysylltiadau cryfach â'n cwsmeriaid, sy'n cynyddu nifer ein cyfleoedd gwerthu i'r eithaf ac yn mesur ein gwaith yn hawdd. Po fwyaf rydym yn defnyddio CRM, po fwyaf y gallwn ddilyn taith ein cwsmeriaid gyda ni, tra'n gosod dangosyddion perfformiad allweddol clir ar gyfer ein cyllidwyr a'n rheolwr. Erbyn hyn, nid oes angen i ni ddibynnu ar gyfres o daenlenni, a gallwn gefnogi timau a phrosiectau eraill yn y Brifysgol drwy eu cyflwyno a chyfeirio at y system.

Gair gan gwsmer:

Meddai Claire Cowell, yr Adran Derbyn Myfyrwyr:

Rydym wedi cydweithio â Crimson Consultants ers mis Ebrill 2013, lle y gwnaethom ddylunio a gweithredu cam 1 o'r system CRM bresennol o fewn 4 mis! Roedd yn bleser gweithio gyda'r Tîm Prosiect. Doedd dim byd yn ormod o drafferth, roedd y datblygwyr yn amyneddgar gyda'n gofynion ac, ers rhoi'r system ar waith ym mis Gorffennaf 2013, mae'r gwasanaeth i gwsmeriaid wedi bod yn wych.

Meddai Paul Edwards, Rheolwr Prosiect CRM ym Mhrifysgol Abertawe:

Roedd y tîm yn Crimson yr un mor frwdfrydig â ni i roi ateb ar waith o fewn yr amserlen a'r gyllideb y cytunwyd arni, gan roi cymorth ardderchog ac amserol. Fel busnes lleol, roedd cyflogeion 'o'r top i'r gwaelod' yn barod i helpu. Gwnaethant ddangos eu bod yn gallu gofalu am eu cwsmeriaid ac roedd yn bleser gweithio gyda nhw.

Meddai Cristina Magro, ION Leadership:

Mae Crimson wedi bod yn dda am wrando ar ein hanghenion fel cwsmer. Maent wedi datblygu atebion pwrpasol a sicrhau y cawsom yr hyfforddiant angenrheidiol. Daeth Beatriz o Crimson i'r Brifysgol i hyfforddi ein grŵp o "Hyrwyddwyr". Roedd hi'n amyneddgar iawn, ac ymddangosodd fel petai'n deall y prosesau gwahanol sy'n bodoli yn adrannau gwahanol y Brifysgol yn dda iawn. Roedd hi o gymorth mawr wrth sicrhau bod y broses o newid i fersiwn 2016 o'r CRM newydd mor gynhwysfawr â phosibl.

Gair gan Crimson:

"Mae'n wych parhau â'r gwaith da ym Mhrifysgol Abertawe, ac roeddwn i a dau bartner arall yn falch o fod yn rhan o'r noson Gwobrau Ymchwil ac Arloesi", John Drew, Cyfarwyddwr Gwerthu a Marchnata, Crimson Consultants.