Polisi Diogelu Data - Mynediad at Wybodaeth Bersonol ym Mhrifysgol Abertawe

Pa hawliau sydd gen i?

Beth yw'r eithriadau?

Sut mae cyflwyno cais?

Beth sy’n digwydd nesaf?

A gaf apelio?

1. Pa hawliau sydd gen i?

Mae Deddf Diogelu Data 1998 yn rhoi hawl i unigolion gael mynediad at yr wybodaeth bersonol y mae sefydliadau yn ei dal amdanynt, gyda rhai eithriadau (gweler Beth yw'r eithriadau?). Gelwir cais am fynediad at wybodaeth bersonol yn gais mynediad gwrthrych data. Mae'r dudalen hon yn esbonio sut mae cyflwyno cais mynediad gwrthrych data i Brifysgol Abertawe, sut y byddwn yn trin eich cais, a'ch hawl i gwyno os nad ydych yn fodlon.

Os byddwch yn cyflwyno cais mynediad gwrthrych data i Brifysgol Abertawe, mae gennych hawl i wybod a ydym yn dal unrhyw wybodaeth amdanoch. Os ydym, mae gennych hawl hefyd:

  • I gael disgrifiad o'r wybodaeth, at ba ddibenion y delir yr wybodaeth, ac i bwy y gallai'r wybodaeth fod wedi'i datgelu;
  • I gael copi o'r wybodaeth mewn ffurf ddealladwy, gydag esboniad o unrhyw dermau annealladwy;
  • I gael unrhyw wybodaeth sydd ar gael i Brifysgol Abertawe am darddiad yr wybodaeth; ac
  • Os ydych yn gofyn amdano yn benodol, i gael esboniad am sut y gwnaed unrhyw benderfyniadau amdanoch trwy ddulliau awtomatig.

Mae'r hawliau hyn yn berthnasol i wybodaeth electronig, ac i ddata newn fformatau eraill (hynny yw, heb fod yn electronig) gyda rhai eithriadau (gweler Sut mae Rhyddid Gwybodaeth wedi effeithio ar Ddiogelu Data?). Mae rhagor o  wybodaeth am eich hawliau o dan y Ddeddf Diogelu Data ar gael ar wefan y Comisiynydd Gwybodaeth.

2. Beth yw'r eithriadau?

Mae'r Ddeddf Diogelu Data yn nodi nifer o eithriadau penodol sy'n pennu o dan ba amgylchiadau y caiff sefydliad wrthod mynediad at wybodaeth bersonol. Y sefyllfaoedd mwyaf tebyg lle gallai Prifysgol Abertawe wrthod cais mynediad gwrthrych data yw lle:

  • Byddai rhyddhau'r data'n amharu ar atal neu ddatrys trosedd, neu ddal neu erlyn troseddwr;
  • Rydych wedi gofyn am fynediad at sgript arholiad, heblaw am sylwadau arholwyr;
  • Rydych wedi gofyn am wybodaeth o eirda cyfrinachol a ddarparwyd gan Brifysgol Abertawe;
  • Rydych wedi gofyn am wybodaeth sy'n cofnodi bwriadau Prifysgol Abertawe o ran unrhyw negodi gyda chi, a byddai rhyddhau'r wybodaeth yn niweidiol i'r trafodaethau;
  • Mae'r wybodaeth yn destun i fraint broffesiynol gyfreithiol;
  • Mae'r wybodaeth yn ymwneud â darogan neu gynllunio er mwyn rheoli a byddai caniatáu mynediad at yr wybodaeth yn debygol o niweidio busnes neu weithgarwch arall y Brifysgol; neu
  • Rydych wedi gofyn am fynediad at wybodaeth a gadwyd at ddibenion ymchwil hanesyddol neu ystadegol, bodlonwyd yr amodau a nodir yn y Ddeddf Diogelu Data ar gyfer prosesu gwybodaeth at ddibenion ymchwil, ac ni chyhoeddwyd canlyniadau'r ymchwil mewn modd sy'n adnabod unigolion.

Os bydd Prifysgol Abertawe yn dal gwybodaeth yn ôl o ganlyniad i eithriad o dan y Ddeddf Diogelu Data, byddwn yn esbonio paham bod yr wybodaeth wedi'i dal yn ôl gan nodi'r eithriad perthnasol, oni fyddai gwneud hynny, ynddo ei hun, yn datgelu gwybodaeth a fyddai'n destun yr eithriad.

Mae'r Ddeddf Diogelu Data'n caniatáu i ni wrthod darparu copi o'ch gwybodaeth os byddai'n golygu ymdrech anghymesur, neu os bydd yr un wybodaeth, neu wybodaeth debyg, wedi'i darparu i chi yn barod ac nid oes cyfnod rhesymol wedi pasio ers eich cais mynediad gwrthrych data blaenorol. Ar ben hynny, os  bydd yn rhesymol bod angen mwy o wybodaeth gennych ar Brifysgol Abertawe er mwyn dod o hyd i'r wybodaeth a geisiwyd gennych, ac os ydym yn eich hysbysu am hyn, nid oes rhaid i ni gydymffurfio â'ch cais tan i chi ddarparu'r wybodaeth honno.

Wrth ymateb i gais mynediad gwrthrych data, mae'n rhaid i ni warchod hawliau Diogelu Data, a hawliau cyfreithiol eraill, unigolion eraill. Mae'n bosibl y caiff gwybodaeth nad yw'n ymwneud â chi ei chuddio, neu ei golygu, yn arbennig os bydd yn ymwneud ag unigolion eraill. Weithiau mae'n bosibl na fyddwn yn gallu rhyddhau gwybodaeth sy'n ymwneud â chi oherwydd y byddai gwneud hynny'n rhyddhau gwybodaeth am bobl eraill nad ydynt wedi cydsynio, ac ni fyddai'n rhesymol yn yr amgylchiadau i ryddhau'r wybodaeth heb eu cydsyniad. Mewn achos o'r fath, cewch eich hysbysu bod gwybodaeth amdanoch wedi'i chadw'n ôl, gan nodi'r rhesymau am wneud hynny.

3. Sut mae cyflwyno cais?

Rhaid i gais am fynediad at wybodaeth bersonol fod mewn ysgrifen. Rydym yn gofyn i chi lenwi a dychwelyd Ffurflen Gais Mynediad Gwrthrych Data Prifysgol Abertawe, a ddyluniwyd i gasglu'r wybodaeth sydd ei hangen er mwyn i ni eich adnabod, i gyfathrebu â chi, ac i ddod o hyd i wybodaeth amdanoch. Gall methu â llenwi'r ffurflen achosi oedi wrth brosesu'ch cais, gan y gallai fod angen i ni gysylltu â chi am ragor o wybodaeth neu eglurhad.

Wrth lenwi Ffurflen Gais Mynediad Gwrthrych Data, dylech fod mor benodol â phosibl am yr wybodaeth yr ydych am gael mynediad ati, gan y bydd hyn yn ein helpu wrth brosesu'ch cais. Er enghraifft, os nad ydych ond am gael gwybodaeth yn ymwneud â'ch cofnod academaidd, dylech nodi hynny. Mae cais cyffredinol megis "anfonwch yr holl wybodaeth sydd gennych amdanaf" yn debyg o olygu y byddwn yn cysylltu â chi am wybodaeth bellach neu eglurhad.

Gyda'r ffurflen, rhaid i chi anfon ffi o £10 (yn daladwy i Brifysgol Abertawe) a phrawf hunaniaeth. Ni fyddwn yn cychwyn prosesu'r cais tan i ni dderbyn y ffi a'r prawf hunaniaeth. Mae angen prawf hunaniaeth er mwyn sicrhau ein bod yn rhyddhau gwybodaeth i'r person iawn. Dylech ddarparu llungopi (nid y copi gwreiddiol) o un o'r pethau canlynol:

  • Eich cerdyn adnabod cyfredol yn fyfyriwr neu'n aelod o staff Prifysgol Abertawe.
  • Y tudalennau sy'n eich adnabod yn eich trwydded deithio.
  • Eich trwydded yrru.

Dylech anfon y Ffurflen Gais Mynediad Gwrthrych, wedi'i chwblhau, y ffi, a'r prawf hunaniaeth trwy'r post i'r cyfeiriad canlynol:

Swyddog Cydymffurfio'r Brifysgol (Rhyddid Gwybodaeth/ Diogelu Data)

Swyddfa'r Is-ganghellor

Prifysgol Abertawe

Parc Singleton

Abertawe

SA2 8PP

Rhaid cyflwyno ffurflen, ffi, a phrawf hunaniaeth ar gyfer pob cais mynediad gwrthrych data.

4. Beth sy’n digwydd nesaf?

Byddwn yn cydnabod derbyn eich cais cyn gynted â phosibl. Yr un pryd, byddwn yn nodi erbyn pa ddyddiad y byddwn yn anfon ateb i'ch cais. Mae'n bosibl y byddwn ni hefyd yn gofyn i chi ddarparu rhagor o wybodaeth neu eglurhad os bydd angen er mwyn prosesu'ch cais, a gallwn gysylltu â chi eto am ragor o wybodaeth neu eglurhad os bydd angen.

Byddwn yn ymateb cyn gynted â phosibl, ac ym mhob achos o fewn 40 diwrnod ar ôl derbyn eich cais. Os bydd angen rhesymol arnom cael rhagor o wybodaeth gennych er mwyn dod o hyd i'r wybodaeth yr ydych wedi gofyn amdani, byddwn yn eich hysbysu cyn gynted ag y bo modd, a bydd yr amserlen 40 diwrnod yn cychwyn ar y dyddiad yr ydym yn derbyn yr wybodaeth honno gennych.

Rhaid bod unrhyw gopi o'r wybodaeth a ddarperir i chi ar ffurf barhaol. Fel arfer, byddwn yn anfon yr wybodaeth ar bapur i'r cyfeiriad a nodwyd gennych ar y Ffurflen Gais Mynediad Gwrthrych Data, oni fyddwn yn cytuno â chi bod modd darparu'r wybodaeth mewn fformat arall. Gall yr wybodaeth fod ar ffurf llungopïau, allbrint, trawsgrifiad neu grynodeb, neu gyfuniad o'r rhain, gan ddibynnu ar yr hyn sydd fwyaf addas yn yr amgylchiadau.

5. A gaf apelio?

Os na fyddwch yn fodlon ar yr ymateb i'ch cais mynediad gwrthrych data, fe'ch anogir i gysylltu â'r Cyfarwyddwr Gwasanaethau Llywodraethu. Dylid cyflwyno pob apêl mewn ysgrifen i:

Cyfarwyddwr Gwasanaethau Llywodraethu

Swyddfa'r Is-ganghellor

Prifysgol Abertawe

Parc Singleton

Abertawe

SA2 8PP

Er mwyn i ni allu prosesu'ch apêl mor gyflym â phosibl, dylech ddyfynnu cyfeirnod a dyddiad eich cais gwreiddiol, yn ogystal â'ch rhesymau dros gyflwyno'r apêl.  Dylech gynnwys manylion cyswllt llawn, gan gynnwys rhif ffôn lle bo modd, rhag ofn bod angen i ni gysylltu â chi yn ystod y broses apêl. Byddwn yn cydnabod mewn ysgrifen ein bod wedi derbyn eich apêl. Yn sgil yr adolygiad, cewch adroddiad fydd yn nodi'r canlyniad a'r hyn a wnaed wedyn gan Brifysgol Abertawe.

Os na fyddwch yn fodlon ar ganlyniad yr apêl, bydd gennych hawl i apelio'n uniongyrchol i'r Comisiynydd Gwybodaeth am benderfyniad. Gellwch gysylltu â'r Comisiynydd Gwybodaeth yn: -

Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth,

Tŷ Wycliffe,

Water Lane,

Wilmslow,

Swydd Gaer,

SK9 5AF

Ceir rhagor o wybodaeth am eich hawliau dan y Ddeddf Diogelu Data, a sut i'w mynnu, ar wefan y Comisiynydd.