Polisi Diogelu Data - Gwybodaeth Bersonol yn y Parth Cyhoeddus

Mae'r Ddeddf Diogelu Data a'r Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth yn weithredol ar gyfer Prifysgol Abertawe. Mae'r Ddeddf Diogelu Data yn gofyn ein bod yn gofalu wrth drin yr wybodaeth yr ydym yn ei dal am unigolion, er enghraifft trwy ei thrin mewn modd sy'n parchu bywydau preifat yr unigolion. Mae'r Deddf Rhyddid Gwybodaeth wedi creu hawl cyffredinol i gael mynediad at wybodaeth a ddelir gan gyrff cyhoeddus er budd tryloywder ac atebolrwydd, gan ddisgwyl y bydd cyrff cyhoeddus yn rhagweithiol o ran cyhoeddi gwybodaeth. Mae'r Deddfau hyn yn effeithio ar yr wybodaeth y mae'r Brifysgol yn ei chyhoeddi am staff.

Mae'r Comisiynydd Gwybodaeth - sef yr asiantaeth sy'n rheoli Rhyddid Gwybodaeth a Diogelu Data - wedi cyhoeddi cyfarwyddyd i helpu cyrff cyhoeddus i ddatrys gwrthdaro posibl rhwng y deddfau o ran gwybodaeth am staff. Er na fyddai gwybodaeth am fywydau preifat staff a gwybodaeth bersonol sensitif byth yn cael ei chyhoeddi fel arfer o dan y Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth, barn y Comisiynydd yw y dylai cyrff cyhoeddus fod yn barod i ryddhau rhywfaint o wybodaeth benodol am staff  yn ymwneud â'u gwaith, ac y gallant wneud hynny heb fynd yn groes i'r Ddeddf Diogelu Data. Enghreifftiau o'r math o wybodaeth y gellid ei chyhoeddi er budd tryloywder yw teitlau swydd, rolau a chyfrifoldebau, rhai gwybodaeth am raddfeydd, cyflogau a threuliau, manylion cyswllt yn y gwaith, a phenderfyniadau swyddogol, neu benderfyniadau a wnaed yn rhinwedd eu swydd. Fel arfer, rhyddheir yr wybodaeth hon os bydd cais Rhyddid Gwybodaeth yn gofyn amdani, er bod modd, dan rai amgylchiadau, peidio â'i rhyddhau o ganlyniad i eithriad yn y Ddeddf: er enghraifft, os byddai datgelu'r gwybodaeth yn codi perygl i aelod o staff.

Arfer Prifysgol Abertawe yw cadw rhai gwybodaeth am unigolion yn y 'parth cyhoeddus'. Mae gwybodaeth bersonol yn y 'parth cyhoeddus' yn cyfeirio at wybodaeth a brosesir yn awtomatig yn ogystal â gwybodaeth ar bapur a fydd ar gael ledled y byd ac y gellir ei datgelu i drydydd parti heb ofyn i wrthrych y data. Lle delir y fath wybodaeth ar-lein, mae'r 'parth cyhoeddus' yn cyfeirio at wybodaeth sydd ar gael yn rhwydd ar y Rhyngrwyd. Arfer y Brifysgol yw cyhoeddi'r data canlynol oni fydd unigolyn wedi gwrthwynebu hynny:

  • enwau aelodau'r Cyngor, y Llys, a'r Senedd
  • enwau a chymwysterau academaidd staff academaidd a staff academaidd perthynol, a staff cefnogol eraill lle bo'n addas
  • bywgraffiadau staff academaidd, lle y'u darperir gan wrthrych y data
  • cyfeiriadau e-bost staff
  • rhifau ffôn staff yn y gweithle
  • graddau a ddyfarnwyd
  • datganiadau i'r wasg
  • unrhyw wybodaeth ychwanegol yn ymwneud â gwrthrychau data y maent wedi cytuno iddi gael ei chyhoeddi ac a allai fod ar ffurf electronig neu ar ffurf papur

Dylai unrhyw unigolyn sydd am i'w manylion gael eu heithrio o'r wybodaeth a gyhoeddir gysylltu â Swyddog Cydymffurfio'r Brifysgol (Rhyddid Gwybodaeth/ Diogelu Data).