Polisi Diogelu Data - Geirdaon a Recriwtio

Mae geirdaon a ddarperir gan Brifysgol Abertawe mewn cysylltiad ag addysg, hyfforddiant neu gyflogaeth, penodi swyddogion, neu ddarparu gwasanaethau wedi'u heithrio o geisiadau gwrthrych data o dan y Ddeddf Diogelu Data. Felly, nid oes unrhyw ofyniad ar y Brifysgol i ddatgelu'r wybodaeth yng nghopïau o eirdaon a roddir gan staff Prifysgol Abertawe. Fodd bynnag, nid yw geirdaon a dderbynnir gan Brifysgol Abertawe at yr un dibenion wedi'u heithrio. Mae i hynny'r goblygiadau canlynol, a ddylai gael eu hystyried gan staff pan ofynnir iddynt ddarparu geirda:

  • Mae'n bosibl y bydd raid datgelu geirdaon a dderbynnir gan Brifysgol Abertawe oddi wrth unigolion a sefydliadau eraill mewn ymateb i gais mynediad gwrthrych data a gyfeirir at Brifysgol Abertawe.
  • Mae'n bosibl y bydd raid i sefydliadau eraill ddatgelu geirdaon a anfonir atynt gan Brifysgol Abertawe mewn ymateb i gais mynediad gwrthrych data.

Hefyd, bydd geirda'n cynnwys gwybodaeth bersonol am y canolwr, megis ei enw a'i gyfeiriad, ac o bosibl gwybodaeth gyfrinachol am y canolwr neu am drydydd parti. Nid oes rhaid rhyddhau'r wybodaeth mewn geirda cyfrinachol os byddai modd adnabod y canolwr, oni fodlonir un o'r amodau canlynol:

  • Mae modd diogelu hunaniaeth y canolwr trwy ddarparu'r wybodaeth ar sail ddi-enw.
  • Mae'r canolwr wedi cydsynio i'r wybodaeth gael ei rhyddhau.
  • Mae'n rhesymol, yn yr holl amgylchiadau, i ryddhau'r wybodaeth heb gydsyniad y canolwr.

Cyhoeddwyd cyfarwyddyd gan y Comisiynydd Gwybodaeth ar drin ceisiadau mynediad gwrthrych data ar gyfer geirdaon, sy'n pwysleisio y dylid trin y fath geisiadau ar sail unigol. Dylid cyfeirio unrhyw gais am fynediad at eirda at sylw'r Swyddog Cydymffurfio - Gwybodaeth (Rhyddid Gwybodaeth/ Diogelu Data).

O gofio'r posibiliad y caiff geirda ei ddatgelu yn sgil cais mynediad Diogelu Data, dylai canolwyr osgoi gwneud datganiadau nad oes modd eu cefnogi gyda thystiolaeth ffeithiol.

Dylai staff y Brifysgol sy'n ymwneud â recriwtio a dewis staff fod yn ymwybodol y gall gwybodaeth mewn dogfennau, megis nodiadau'r sawl sy'n cyfweld, gael ei datgelu i wrthrychau'r data mewn ymateb i geisiadau mynediad. Felly, dylai staff sicrhau bod unrhyw adborth a roddir i ymgeiswyr ar ôl cyfweliad yn gyson â'r ddogfennaeth sy'n ymwneud â'r broses recriwtio a dewis, a bod y ddogfennaeth honno'n cefnogi'r adborth.