Polisi Diogelu Data - Datgelu i'r Heddlu

Bwriad y canllawiau hyn yw delio â sefyllfaoedd lle mae'r Brifysgol yn derbyn cais oddi wrth asiantaeth gorfodi'r gyfraith am wybodaeth bersonol am fyfyrwyr, staff, neu unigolion eraill y mae'r Brifysgol yn cadw gwybodaeth amdanynt. Fel arfer, daw cais o'r fath oddi wrth yr heddlu. Fodd bynnag, caiff asiantaethau eraill y llywodraeth ofyn am wybodaeth at ddibenion gorfodi'r gyfraith, megis yr Adran Gwaith a Phensiynau, Awdurdodau Lleol, Cyllid a Thollau Ei Mawrhydi, ac Asiantaeth y Ffiniau a Mewnfudo. 

Rhaid rheoli gwybodaeth bersonol a ddelir gan y Brifysgol yn unol â darpariaethau Deddf Diogelu Data 1998. Yn gyffredinol, rhaid gofalu bod unrhyw ddatgelu'n bodloni'r amodau am fod 'yn deg ac yn gyfreithiol' a geir yn y Ddeddf, a rhaid bod y datgelu'n cyflawni amcan a nodir yng nghofrestriad Diogelu Data'r Brifysgol gyda'r Comisiynydd Gwybodaeth.

Fodd bynnag, mae'r Ddeddf Diogelu Data'n cynnwys eithriadau sy'n caniatáu datgelu gwybodaeth bersonol i asiantaethau gorfodi'r gyfraith heb gydsyniad yr unigolyn sy'n wrthrych y data, a chan ddiystyru amcan gwreiddiol casglu'r data. Yn benodol, caniateir rhyddhau gwybodaeth bersonol os:

  • Mae angen yr wybodaeth er mwyn sicrhau diogelwch cenedlaethol (Deddf Diogelu Data, adran 28); neu
  • Byddai methu â rhyddhau'r wybodaeth yn amharu ar atal neu ddatrys trosedd, dal neu erlyn troseddwr, neu asesu neu gasglu unrhyw dreth neu doll (Deddf Diogelu Data, adran 29(3)).

Cyn i ni ryddhau gwybodaeth i asiantaeth gorfodi'r gyfraith, mae angen i ni sicrhau bod yr wybodaeth yn cael ei darparu i ymchwiliad dilys sydd wedi'i awdurdodi'n briodol. Os nad ydym yn fodlon bod sail ddilys am ryddhau'r wybodaeth, nid yw'r Ddeddf Diogelu Data'n ein gorfodi i'w rhyddhau. Fodd bynnag, os ydym yn gwrthod ei rhyddhau, caiff asiantaethau gorfodi'r gyfraith gael gorchymyn llys sy'n mynnu ein bod yn ei rhyddhau.

Polisi'r Brifysgol yw rhoi cymorth rhesymol i Heddweision wrth iddynt gyflawni eu dyletswyddau. Fel arfer, dylid cyfeirio ymholiad oddi wrth yr heddlu at sylw'r Swyddog Diogelu Data. Fel arfer, bydd Heddweision yn cyflwyno cais swyddogol (gorau oll os bydd hynny ar Ffurflen Gais Diogelu Data swyddogol) am wybodaeth benodol. Dylai'r ffurflen dystio bod angen yr wybodaeth ar gyfer ymholiad yn ymwneud â diogelwch cenedlaethol, atal neu ddatrys trosedd, neu ddal neu erlyn troseddwr, ac y byddai methu â datgelu'r wybodaeth yn amharu ar yr ymchwiliad. Mae hyn yn gosod sail gyfreithiol i ni ryddhau'r wybodaeth o dan yr eithriadau yn y Ddeddf Diogelu Data. Rhaid i Heddwas ar lefel Arolygydd, neu'n uwch, awdurdodi'r cais. Rhaid i'r wybodaeth a ddarperir i'r heddlu fod yn berthnasol i'r ymchwiliad heb fod yn ormodol. Fel arfer, rhyddheir gwybodaeth bersonol sydd ei hangen ar gyfer ymchwiliad dilys.

Mae'n bosibl na fydd asiantaethau eraill sy'n gorfodi'r gyfraith yn defnyddio ffurflenni safonol. Fodd bynnag, dylai unrhyw gais:

  • Bod mewn ysgrifen, ar bapur pennawd, wedi'i lofnodi gan swyddog o'r asiantaeth.
  • Disgrifio natur yr wybodaeth a geisir.
  • Disgrifio natur yr ymchwiliad (er enghraifft gan nodi unrhyw awdurdod statudol perthnasol i gael mynediad at yr wybodaeth).
  • Tystio bod yr wybodaeth yn hanfodol ar gyfer yr ymchwiliad.

Os derbynnir ffurflen wedi'i llenwi'n gywir neu lythyr, dylid, fel arfer, rhyddhau'r wybodaeth. Fodd bynnag, cofiwch y gallwn ni (ac y dylem ni) wrthod rhyddhau'r wybodaeth os bydd gennym reswm i amau a yw'r cais yn ddilys.

Dylai'r Brifysgol gadw copi o'r ffurflen neu lythyr a ddefnyddiwyd i ofyn am wybodaeth bersonol, unrhyw ohebiaeth arall gyda'r asiantaeth gorfodi'r gyfraith, a chopi o unrhyw wybodaeth a ryddhawyd, am 6 blynedd.

Dylid cyfeirio unrhyw gwestiwn neu broblem o ran cais ysgrifenedig oddi wrth asiantaethau gorfodi'r gyfraith at sylw'r Swyddog Cydymffurfio - Gwybodaeth.

Sefyllfaoedd Brys

Mewn achos brys ac eithriadol (hynny yw, achos lle mae sail resymol dros gredu bod unigolyn wedi dod yn berygl iddo ei hun neu i bobl eraill, neu wedi cyflawni neu ar fin cyflawni trosedd), efallai na fydd hyn yn bosibl. Mewn achos o'r fath, ar ôl bodloni ei hun o ran hunaniaeth yr Heddwas, caiff y sawl sy'n trin yr ymholiad ryddhau'r wybodaeth yn uniongyrchol, gan ddilyn y cyfarwyddyd canlynol:

(a)    Os yw'r ymholwr yn Heddwas ac rydych wedi cadarnhau ei hunaniaeth, ac mae rhesymau brys dros ryddhau'r wybodaeth (sefyllfa 'byw neu farw'), cewch ryddhau'r wybodaeth

(b)   Nodwch yr holl fanylion (am y myfyriwr dan sylw, hunaniaeth yr heddwas a'i fanylion cyswllt; yr wybodaeth a geisiwyd; y rheswm a roddwyd; a pha wybodaeth yn union a ddarparwyd), gan anfon copi (wedi'i farcio'n 'gyfrinachol') at y Swyddog Cydymffurfio'r Brifysgol (Rhyddid Gwybodaeth/ Diogelu Data). Dylech ofyn am y ffurflen gais berthnasol ar ôl yr 'argyfwng' er mwyn cadw cofnod ar y ffeil.