Polisi Diogelu Data - Ceisiadau am Wybodaeth Bersonol

Ceisiadau am Wybodaeth Bersonol (Myfyrwyr a Staff) 

Er y gellir tybio bod gan fyfyrwyr a staff hawl cyffredinol i weld y cofnodion y mae'r Brifysgol yn eu dal amdanynt, nid oes ganddynt hawl i weld y cofnodion ar unwaith, heb wneud cais priodol yn gyntaf (gweler yr adran ar 'Mynediad at Wybodaeth Bersonol').

Mae Deddf Diogelu Data 1998 yn cydnabod y gall fod gan y Brifysgol, mewn rhai amgylchiadau, reswm dilys am beidio â chydymffurfio â chais gwrthrych data, ac felly mae'n rhestru nifer o eithriadau i'r ddyletswydd gan gynnwys:-

  • Geirdaon Cyfrinachol - eithrir Gwybodaeth Bersonol o hawl unigolyn i'w gweld os bydd yn eirda cyfrinachol y mae'r Brifysgol yn ei roi (neu yn mynd i'w roi) mewn cysylltiad ag addysg, hyfforddiant neu gyflogaeth, penodi swyddogion, neu ddarparu gwasanaethau. Nid yw'r eithriad ond yn ddilys yn achos geirdaon mae'r Brifysgol yn eu rhoi, nid y rhai mae'n eu derbyn.
  • Gwybodaeth Reoli - eithrir Gwybodaeth Bersonol a brosesir at ddibenion darogan neu gynllunio er mwyn rheoli, i'r graddau y byddai caniatáu mynediad at yr wybodaeth yn debygol o niweidio busnes neu weithgarwch arall y Brifysgol.
  • Negodi - eithrir Gwybodaeth Bersonol ar ffurf cofnod o fwriadau'r Brifysgol o ran negodi ag unigolyn o'r darpariaethau ynghylch mynediad y gwrthrych, i'r graddau y byddai gweithredu'r darpariaethau hynny'n debygol o fod yn niweidiol i'r negodi.
  • Trosedd a Threth - eithrir rhai Gwybodaeth Bersonol a brosesir at ddibenion penodol o ran trosedd a threth rhag hawl gwrthrych y data i weld yr wybodaeth.
  • Cyngor neu Achos Cyfreithiol - eithrir Gwybodaeth Bersonol o hawl gwrthrych y data i'w gweld os bydd yr wybodaeth yn destun i fraint broffesiynol gyfreithiol.

Er mwyn cael mynediad at wybodaeth bersonol, rhaid i Wrthrych y Data lenwi'r ffurflen gais (Ffurflen Gais Mynediad Gwrthrych Data), gan nodi'n benodol pa wybodaeth a geisir. Dylid pasio'r ffurflen i'r cyswllt Diogelu Data adrannol i'w phrosesu. Codir ffi o £10 am bob cais.  (Mae'r Brifysgol yn cadw'r hawl i newid y ffi hon ar unrhyw adeg.) Rhaid i Wrthrych y Data fod â phrawf hunaniaeth; yn achos myfyriwr, rhaid dangos cerdyn llyfrgell/ cerdyn adnabod.

Rhaid i'r Brifysgol ddarparu'r wybodaeth o fewn yr amserlen a bennir, sef 40 diwrnod. Rhaid bod amser rhesymol rhwng pob cais, gan ddibynnu pa mor aml mae'r wybodaeth yn cael ei diweddaru.

Rhaid pasio'r Ffurflen Gais Mynediad Gwrthrych Data i Swyddog Cydymffurfio'r Brifysgol, a fydd yn rheoli'r cais o'r canol.

Rhaid i staff fod yn ymwybodol y gall fod angen datgelu'r cyfan o'r wybodaeth a ddelir am wrthrych data, gan gynnwys negeseuon e-bost, delweddau TCC, a barn a fynegwyd.

 

Mae gan unigolion hawl i wybod at ba ddibenion y delir gwybodaeth, o le y daeth, ac at bwy y gellir ei hanfon.