Hysbysu'r Comisiynydd Gwybodaeth

Mae gofyniad ar y Comisiynydd Gwybodaeth o dan ddarpariaethau'r Ddeddf i gadw cofrestr o ddefnyddwyr data. Llunnir cofnod y Brifysgol ar y gofrestr gan y Comisiynydd o'r wybodaeth a roddir yn y ffurflen gais a lenwir gan Swyddog Cydymffurfio'r Brifysgol (Rhyddid Gwybodaeth/ Diogelu Data). Mae'r cofnod yn cynnwys enw a chyfeiriad y Brifysgol yn ogystal a disgrifiad bras o:

  • yr wybodaeth bersonol a ddelir gan y Brifysgol;
  • at ba ddibenion y delir yr wybodaeth;
  • sut y prosesir yr wybodaeth;
  • ffynonellau arfaethedig yr wybodaeth;
  • i bwy y gallai'r Brifysgol ddymuno ddatgelu'r wybodaeth.

Nid yw'r gofrestr ond yn dangos beth mae defnyddiwr data wedi cofrestru i'w wneud.  Nid yw'n datgelu a yw'r defnyddiwr data yn dal gwybodaeth am unigolyn.

Ni chaiff staff sy'n ddeiliaid data ddal gwybodaeth bersonol ond yn unol â chofrestriad y Brifysgol o dan y Ddeddf Diogelu Data, ac eithrio lle mae aelod o staff wedi dewis cofrestru'n ddefnyddiwr data at ddibenion gwaith academaidd y Brifysgol. (Os bydd aelod o staff wedi dewis cofrestru felly, dylai hysbysu'r Rheolwr Cofnodion.)

Adolygir a diwedderir cofrestriad y Brifysgol bob blwyddyn. Os sefydlir prosiect newydd sy'n ymwneud â gwybodaeth bersonol, neu os bwriedir rhoi data sydd eisoes ar gael i gategorïau gwahanol o bobl, neu ei defnyddio at ddiben gwahanol, rhaid i'r cyswllt adrannol ar gyfer Diogelu Data gael ei hysbysu, a chaiff yr wybodaeth hon ei phasio i Reolwr Cofnodion y Brifysgol.

Mae'r Comisiynydd yn sicrhau ufuddhau i'r Egwyddorion Diogelu Data, a gall gyhoeddi Hysbysiad Gorfodi i orchymyn i Ddefnyddiwr Data cofrestredig gymryd camau penodol i gydymffurfio lle tybir bod tramgwydd wedi bod o ran un o'r egwyddorion. Hefyd, gellir cyhoeddi Hysbysiad Gwybodaeth lle mae'r Comisiynydd o'r farn bod gan Reolydd wybodaeth a fyddai'n datgelu bod tramgwydd yn erbyn un o'r egwyddorion wedi digwydd. Mae Swyddfa'r Comisiynydd yn awdurdod erlyn sy'n ymchwilio i achosion a dod â nhw gerbron llys.

Gellier gweld y gofrestr ar y Ryngrwyd yn https://ico.org.uk/esdwebpages/search. Rhif cofrestru'r Brifysgol yw Z6102454.