Datganiad Diogelu Data Myfyrwyr

Mae Prifysgol Abertawe wedi ymrwymo i ddiogelu hawliau myfyrwyr o dan Ddeddf Diogelu Data 1998. Mae'r Ddeddf yn rheoli casglu, cadw, a throsglwyddo gwybodaeth am unigolion byw a hawliau'r unigolion hynny i weld yr wybodaeth honno. Mae gofyniad ar Brifysgol Abertawe i gasglu, storio, defnyddio a datgelu rhywfaint o wybodaeth amdanoch yn ystod eich cyfnod yn fyfyriwr, ac ar ôl i chi raddio.

Mae'r Ddeddf yn gosod fframwaith fel bo modd casglu, storio, defnyddio a lledaenu gwybodaeth am unigolion byw yn gyfreithlon. Wrth wraidd y fframwaith yw wyth Egwyddor Diogelu Data y mae'n rhaid i'r Brifysgol gydymffurfio â nhw. Dolen i Bolisi Diogelu Data'r Brifysgol

Pa wybodaeth amdanaf y mae Prifysgol Abertawe yn ei dal?

Bydd Prifysgol Abertawe'n casglu gwybodaeth amdanoch yn ystod eich trafodion gyda ni, boed yn fyfyriwr neu'n gyn-fyfyriwr, er enghraifft pan fyddwch yn ymgeisio neu'n cofrestru, ac wrth i chi ddilyn eich cwrs. Mae'n bosibl y byddwn yn derbyn gwybodaeth amdanoch o'r tu allan i'r Brifysgol hefyd, megis gwybodaeth oddi wrth UCAS yn ymwneud â cheisiadau israddedigion, a gwybodaeth a ddarperir gan ganolwyr.

Cesglir data amdanoch, a chaiff eu dal yn electronig ar ar bapur. Tybir bod rhai o'r wybodaeth hon (megis eich tarddiad ethnig, gwybodaeth feddygol, a gwybodaeth am anabledd) yn wybodaeth bersonol "sensitif" yn ôl y Ddeddf Diogelu Data. Mae hynny'n golygu bod ganddi ddiogelwch cyfreithiol ychwanegol, a bod yn rhaid i ni fodloni rhagor o amodau er mwyn defnyddio'r wybodaeth mewn modd teg a chyfreithlon. Am ragor o wybodaeth am wybodaeth bersonol sensitif, gweler Polisi Diogelu Data'r Brifysgol.

Sut y bydd y data’n cael eu defnyddio?

Trwy gychwyn astudio, neu gofrestru'n fyfyriwr, ym Mhrifysgol Abertawe, rydych yn cydsynio y bydd Prifysgol Abertawe'n casglu, storio, defnyddio a phrosesu gwybodaeth amdanoch am unrhyw bwrpas yn gysylltiedig â'ch astudiaethau, eich iechyd a diogelwch, ac am resymau dilys eraill tra'ch bod yn fyfyriwr. Byddwn yn defnyddio'r wybodaeth at rai dibenion penodol eraill ar ôl i chi beidio a bod yn fyfyriwr hefyd.

Ni fydd y Brifysgol yn defnyddio'r wybodaeth ond mewn modd teg a chyfreithlon yn unol â'r gofynion arnom o dan y Ddeddf Diogelu Data. Golyga hyn y byddwn yn prosesu'r wybodaeth amdanoch mewn modd sy'n parchu'r Egwyddorion Diogelu Data a amlygir yn y Ddeddf, a'ch hawliau dan y Ddeddf. Rhaid i unrhyw ddefnydd a wnawn o'r wybodaeth dod o dan delerau'n cofrestriad gyda'r Comisiynydd Gwybodaeth hefyd. Mae hyn ar gael ar wefan y Comisiynydd Gwybodaeth, ac mae'n disgrifio'n gyffredinol sut yr ydym yn prosesu gwybodaeth bersonol am fyfyrwyr ac unigolion eraill.

Mae'r Ddeddf Diogelu Data yn gofyn ein bod yn cadw'r wybodaeth yn ddiogel. Golyga hyn y caiff eich cyfrinachedd ei barchu, a chymerir yr holl gamau priodol i atal datgeliad heb awdurdod. Ni awdurdodir staff i gael mynediad at yr wybodaeth amdanoch ond i'r graddau bod angen y mynediad hwnnw. Bydd gwybodaeth electronig amdanoch yn cael ei diogelu trwy gyfrineiriau a chyfyngiadau diogelwch eraill, a chedwir ffeiliau papur mewn ardaloedd diogel lle rheolir mynediad.

Er nad oes modd nodi pob diben defnyddio'r wybodaeth amdanoch, dyma enghreifftiau o'r ffyrdd posibl y caiff ei defnyddio tra'ch bod yn fyfyriwr:

  • Gweinyddu'ch astudiaethau a chofnodi cyraeddiadau academaidd (er enghraifft eich dewisiadau cwrs, arholiadau ac asesiadau, a chyhoeddi rhestrau pasio a rhaglenni graddio).
  • Cynorthwyo wrth ddarparu gofal bugeiliol a bodloni anghenion lles (er enghraifft y gwasanaethau cwnsela a gwasanaethau ar gyfer myfyrwyr ag anabledd).
  • I gynnig anghenion gyrfaol a chyflogadwyedd (e.e. mynediad at gyngor gyrfaol)
  • Gweinyddu agweddau ariannol eich cofrestriad yn fyfyriwr (er enghraifft talu ffioedd, casglu dyledion).
  • Rheoli cyfleusterau'r Brifysgol, megis cyfleusterau cyfrifiadura a'r Llyfrgell.
  • Cynhyrchu ystadegau rheoli a chynnal ymchwil i effeithiolrwydd ein rhaglenni astudio.
  • Monitro ein polisi cyfle cyfartal.

Pwy sy'n derbyn gwybodaeth amdanaf?

Ni fydd y Brifysgol yn datgelu gwybodaeth amdanoch heb eich cydsyniad, ac eithrio lle mae'r gyfraith yn caniatáu neu'n mynnu ein bod yn datgelu gwybodaeth heb eich cydsyniad. Mae'r adran hon yn amlygu'r prif sefydliadau a'r amgylchiadau mwyaf cyffredin lle'r ydym yn datgelu gwybodaeth am fyfyrwyr. Lle mae hynny'n golygu trosglwyddo gwybodaeth amdanoch y tu allan i'r Ardal Economaidd Ewropeaidd, ni throsglwyddir gwybodaeth oni fodlonir un o'r amodau a amlygir yn y Ddeddf Diogelu Data. Mae'n bosibl yr anfonir gwybodaeth amdanoch i adrannau gwahanol o fewn Prifysgol Abertawe hefyd, lle mae angen gwneud hynny'n rhan o'n gwaith gweinyddol arferol.

  • Asiantaeth Ystadegau Addysg Uwch - mae gofyn bod Prifysgol Abertawe yn anfon rhai o'r wybodaeth yr ydym yn ei chasglu am fyfyrwyr i'r Asiantaeth
  • Cyrff Proffesiynol (er enghraifft y Cyngor Meddygol Cyffredinol, Cymdeithas Frenhinol Penseiri Prydain, Cymdeithas Y Gyfraith) er mwyn cadarnhau'ch cymwysterau ac achredu'ch cwrs
  • Bwrdd Iechyd Prifysgol Abertawe Bro Morgannwg (a chyrff iechyd eraill yng Nghymru a Lloegr) lle bo angen ar gyfer eich rhaglen
  • Safleoedd lleoliad gwaith neu bartneriaid addysg lle darperir cwrs ar y cyd
  • Cyngor Cyllido Addysg Uwch Cymru a'i asiantau gan gynnwys yr Asiantaeth Ystadegau Addysg Uwch a'r Asiantaeth Sicrhau Ansawdd
  • Darpar gyflogwyr neu ddarparwyr addysg yr ydych chi wedi cysylltu â nhw
  • Asiantaethau'r Deyrnas Unedig sydd â dyletswyddau o ran atal a datrys trosedd, casglu treth neu doll, neu warchod diogelwch cenedlaethol
  • Darparwyr gwasanaethau canfod llên-ladrad yn unol â'r contract gyda nhw
  • Sefydliadau Addysg Uwch eraill: os, er enghraifft, mae'ch rhaglen astudio'n cynnwys cyfnod mewn sefydliad y tu allan i Brifysgol Abertawe, gan gynnwys sefydliad Addysg Uwch tramor, neu os ydych chi wedi dod i Brifysgol Abertawe'n fyfyriwr ymweld neu gyfnewid, mae'n bosibl y bydd raid i ni rannu gwybodaeth amdanoch gyda'r sefydliadau eraill sy'n rhan o'r trefniant cyfnewid (oddi fewn neu oddi allan i'r Ardal Economaidd Ewropeaidd). Gwneir hyn er mwyn gweinyddu'r ymweliad, cyfnewid neu gyfnod tramor, ac fel bo modd i'r sefydliad arall gyflawni ei ddyletswyddau parthed eich astudiaethau. Os ydych yn ymwneud ag ymweliad, cyfnewid neu gyfnod astudio tramor, rydych yn cydsynio y caiff Prifysgol Abertawe drosglwyddo gwybodaeth amdanoch fel bo angen at ddibenion sy'n gysylltiedig â'ch astudiaethau.
  • Asiantaethau'r Swyddfa Gartref - i helpu i atal twyll mewnfudo.
  • Undeb Myfyrwyr Prifysgol Abertawe, er mwyn rheoli a monitro’r ymgysylltiad rhwng undeb Myfyrwyr Prifysgol Abertawe a’i haelodau, gan sicrhau eu bod yn cael y profiad gorau posibl fel myfyrwyr yn ystod eu cyfnod yn y Brifysgol.

Bydd unrhyw ddatgeliad arall a wneir gan y Brifysgol yn unol â'r Ddeddf Diogelu Data, ac ystyrir eich buddiannau.

Eich hawliau?

Mae gennych hawl i gael copi o'r wybodaeth bersonol amdanoch a ddelir gan y Brifysgol, neu i wrthwynebu prosesu'r wybodaeth honno. Dylech gyflwyno unrhyw gais neu wrthwynebiad i'r Swyddog Cydymffurfio - Gwybodaeth (Rhyddid Gwybodaeth/ Diogelu Data) a chodir ffi o £10 am gopi o'r wybodaeth amdanoch.

Eich Cyfrifoldebau

Eich cyfrifoldeb chi yw sicrhau bod eich manylion personol yn gyfredol. Yn ystod cyfnod eich astudio, efallai y cewch fynediad at wybodaeth bersonol am bobl eraill. Disgwylir i chi drin y fath wybodaeth mewn modd cyfrifol a phroffesiynol, ac mae gofyniad cyfreithiol arnoch i wneud hyn o dan ddarpariaethau'r Ddeddf Diogelu Data, yn ogystal ag unrhyw foeseg broffesiynol neu godau ymddygiad eraill. Os ydych yn dod yn ymwybodol o wybodaeth bersonol, mewn cyfrinachedd, gan gynnwys gwybodaeth ynghylch iechyd corfforol neu feddyliol unrhyw unigolyn, disgwylir na fyddwch yn dweud wrth neb heb gydsyniad yr unigolyn, ac eithrio mewn amgylchiadau eithriadol. Hefyd, ni ddylech geisio mynediad at wybodaeth bersonol am neb arall os nad oes gennych hawl iddi. Ystyrir gweithredu disgyblaethol yn erbyn unrhyw aelod o'r Brifysgol sy'n tramgwyddo yn erbyn y Ddeddf Diogelu Data neu yn erbyn dyletswydd cyfrinachedd.