Swansea University

10. Sefydlu Pwyllgor Ymchwilio

Sefydlu Pwyllgor Ymchwilio’r Brifysgol i Ymdrin ag Achosion o Arfer Annheg

10.1

Wedi derbyn honiad o arfer annheg a gyflwynwyd gan Oruchwyliwr Asesu, bydd y Cyfarwyddwr Gwasanaethau Academaidd yn trefnu i Bwyllgor Ymchwilio priodol gael ei gynnull cyn gynted â phosibl, fel arfer o fewn mis i’r honiad gael ei wneud, ac i aelod o staff y Gofrestrfa Academaidd fod yn Ysgrifennydd y Pwyllgor. Ni fydd y Goruchwyliwr Asesu, a fydd yn cyflwyno’r achos yn erbyn yr ymgeisydd, yn Ysgrifennydd i’r Pwyllgor.

10.2

Bydd pob Pwyllgor Ymchwilio’n cynnwys 3 aelod. Bydd hyn yn cynnwys cadeirydd profiadol (a ddewisir o restr o Gadeiryddion gan y Cyfarwyddwr Gwasanaethau Academaidd neu ei enwebai) a dau aelod a dynnir o staff Academaidd y Brifysgol. Ni fydd y Pwyllgor Ymchwilio’n cynnwys aelodau o staff o ddisgyblaeth lle mae’r myfyriwr yn astudio.

Yn achos honiad sy'n ymwneud â myfyriwr Coleg Rhyngwladol Cymru Abertawe, bydd y Pwyllgor Ymchwilio yn cynnwys cadeirydd profiadol (a ddewisir o restr o Gadeiryddion gan y Cyfarwyddwr Gwasanaethau Academaidd neu ei enwebai) un aelod a dynnir o staff Academaidd y Brifysgol, ac un aelod a dynnir o staff Coleg Rhyngwladol Cymru Abertawe, fel arfer y Cyfarwyddwr Gwasanaethau Academaidd a Chymorth neu ei enwebai.

10.3

Cyn gynted ag y bo’n rhesymol ymarferol ar ôl penodi’r Pwyllgor Ymchwilio a chan gofio disgwyliad y Brifysgol y dylid clywed achosion o’r fath fel rheol o fewn mis i'r honiad gael ei wneud, bydd yr Ysgrifennydd:

  1. yn anfon copïau at yr ymgeisydd o ddatganiadau tystion ac o’r dogfennau sydd i’w gosod gerbron y Pwyllgor Ymchwilio, ac yn cynnig cyfle i’r ymgeisydd nodi unrhyw ddatganiad neu ddogfen y gall fod dadl yn ei gylch;
  2. rhoi gwybod i’r Goruchwyliwr Asesu ac aelodau’r Pwyllgor Ymchwilio am ddyddiad, lleoliad ac amser y cyfarfod a rhoi iddynt gopïau o’r cyhuddiad ac unrhyw ddatganiadau neu ddogfennau.

Bydd yr Ysgrifennydd, ar yr un pryd, yn rhoi gwybod i’r ymgeisydd am ddyddiad, lleoliad ac amser cyfarfod y Pwyllgor Ymchwilio ac am y ffaith bod ganddo hawl i ddod â rhywun gydag e.  Gall myfyriwr ddod â chyfieithydd gydag ef os teimlir na fydd yn gallu deall y trafodion yn llawn. Cyfrifoldeb y myfyriwr yw trefnu cyfieithydd o’r fath a bydd hefyd yn gyfrifol am ei ffioedd. Bydd y myfyriwr yn hysbysu’r Ysgrifennydd am enw’r cyfieithydd cyn y cyfarfod. Dylid anfon unrhyw dystiolaeth ddogfennol i’w chyflwyno o blaid y myfyriwr at y Cyfarwyddwr Gwasanaethau Academaidd cyn dyddiad y cyfarfod a’i chylchredeg i aelodau’r Pwyllgor. Ni chaiff unrhyw dystiolaeth bellach a ddaw ar ddyddiad y cyfarfod ei chyflwyno i’r Pwyllgor ond gyda chaniatâd penodol y Cadeirydd. 

Mewn perthynas â honiad o Arfer Annheg, ni ellir amddiffyn achos trwy ddweud bod y tramgwydd wedi’i gyflawni’n anfwriadol neu drwy gamgymeriad. Fodd bynnag, gall y myfyriwr gyflwyno amgylchiadau o’r fath fel amgylchiadau lliniarol mewn perthynas â’r gosb a roddir.

Bydd angen i’r ymgeisydd roi gwybod i’r Ysgrifennydd a yw’n bwriadu mynychu cyfarfod y Pwyllgor Ymchwilio ai peidio.  Os bydd yr ymgeisydd yn nodi nad yw’n dymuno mynychu’r cyfarfod, bydd y Pwyllgor Ymchwilio’n bwrw ymlaen yn ei absenoldeb.  Fel arfer, ni chaiff myfyriwr anfon rhywun arall i’r cyfarfod yn ei le, oni bai fod y Cadeirydd yn awdurdodi hynny cyn y cyfarfod.  Os na cheir ymateb gan y myfyriwr, cynhelir y cyfarfod yn absenoldeb y myfyriwr cyhyd â bod pob ymdrech resymol wedi’i gwneud i gysylltu â’r myfyriwr.  Mewn amgylchiadau eithriadol, gellir gohirio’r cyfarfod unwaith.

10.4

Dylid cynnal gwrandawiadau’r Pwyllgor ym Mhrifysgol Abertawe oni chytunwyd ar drefniadau eraill, megis eu cynnal ar gampws Partner Cydweithredol.

10.5

Dylid cynnal gwrandawiadau pwyllgorau yn Saesneg neu, ar gais y myfyriwr, yn Gymraeg. Bydd myfyrwyr sy’n dymuno i'r gwrandawiad gael ei gynnal yn Gymraeg yn rhoi gwybod i’r Ysgrifennydd, o gael gwybod dyddiad y gwrandawiad, er mwyn i Swyddfa Iaith Gymraeg y Brifysgol drefnu gwasanaeth cyfieithu. Bydd y gwasanaeth hwnnw’n cael ei ddarparu’n rhad ac am ddim i’r myfyriwr.

10.6

Rhaid i ymgeisydd sy’n bwriadu dod â rhywun gydag ef, a/neu gael ei gynrychioli, roi gwybod mewn ysgrifen i'r Ysgrifennydd ymlaen llaw am enw’r person sy’n dod gydag ef, a rhaid iddo ddatgan a oes gan y person sy’n ei gynrychioli neu sy’n dod gydag ef gymhwyster cyfreithiol. Ni chaiff y fath unigolyn fynychu'r cyfarfod mewn cymhwyster cyfreithiol.

10.7

Os na fydd ymgeisydd yn mynychu cyfarfod y Pwyllgor Ymchwilio, ar ôl nodi i’r Ysgrifennydd yn flaenorol y byddai’n dod, ac os cymerwyd pob cam rhesymol i gysylltu â’r ymgeisydd, bydd y cyfarfod yn bwrw yn ei flaen yn ei absenoldeb.