Polisi Preifatrwydd

Polisi Preifatrwydd

Drwy gydol hanes Prifysgol Abertawe a’i sefydliadau sylfaenu, mae dyngarwch wedi chwarae rhan hanfodol yn ei thwf a’i llwyddiant. O ragofal yr Is-iarll Haldane, a chwaraeodd ran bwysig yn y broses o sefydlu’r Brifysgol ganrif yn ôl, i haelioni rhoddwyr heddiw ac yn y gorffennol, mae cefnogaeth y rhai sy’n credu yng ngrym addysg wedi helpu Prifysgol Abertawe i fod yn un o'r prifysgolion mwyaf blaenllaw yn y byd heddiw.

Mae’r datganiad hwn yn esbonio sut mae Prifysgol Abertawe (“ni” ac “ein”)  yn trin a defnyddio’r  data personol a gasglwn ynghylch ein cyn-fyfyrwyr a’n cefnogwyr yn y gorffennol, heddiw ac yn y dyfodol - p’un a ydynt yn rhoddwyr, yn wirfoddolwyr neu’n gyfranogwyr mewn digwyddiadau a gynhaliwn ("chi" ac "eich"). Mae "y Brifysgol" yn y cyd-destun hwn yn golygu y Swyddfa Datblygu ac Ymgysylltu. Drwy ddatblygu gwell dealltwriaeth o’n cyn-fyfyrwyr a’n cefnogwyr, gallwn gadw mewn cysylltiad â chi, er mwyn rhoi gwybod am ein gweithgareddau a’n datblygiadau, i ddarparu gwasanaethau i chi, ac i ganfod ffyrdd y gallwch ein cefnogi - drwy roddion neu ffurfiau eraill o gefnogaeth ariannol ac anariannol.

Rydym wedi ymrwymo i ddiogelu eich gwybodaeth bersonol ac i fod yn dryloyw ynghylch yr wybodaeth rydym yn ei chadw. Mae gan y Brifysgol ystod o bolisïau a gweithdrefnau diogelu data a cheir trosolwg ohonynt yma: http://www.swansea.ac.uk/the-university/world-class/vicechancellorsoffice/compliance/dataprotection/dataprotectionpolicy/. Mae’r datganiad canlynol yn esbonio sut mae’r Brifysgol yn defnyddio eich data personol at ddibenion codi arian a chysylltiadau â chyn-fyfyrwyr yn benodol.

Data personol a gedwir gan y Brifysgol

Mae’n bosib ein bod yn cadw gwybodaeth sy’n gysylltiedig â chi sydd wedi dod o nifer o ffynonellau. Os gwnaethoch astudio ym Mhrifysgol Abertawe (neu sefydliad a oedd yn rhagflaenydd iddi), mae’r wybodaeth sylfaenol sydd gennym wedi’i throsglwyddo o’ch cofnod myfyriwr.  At yr wybodaeth hon, ychwanegir unrhyw wybodaeth y byddwch chi’n ei darparu i ni (er enghraifft, efallai y byddwch yn rhoi gwybodaeth i ni drwy lenwi ffurflenni ar wefan y Brifysgol, neu drwy ohebu â ni dros y ffôn, drwy e-bost neu mewn ffordd arall).

Mae cofnodion arferol yn cynnwys rhywfaint neu'r cyfan o’r canlynol:

  • Manylion eich addysg ym Mhrifysgol Abertawe (neu mewn sefydliad a oedd yn rhagflaenydd iddi) (e.e. y cyrsiau rydych wedi’u cwblhau, dyddiadau astudio, dosbarth eich gradd)
  • Cyfeirnodau personol unigryw a gwybodaeth fywgraffyddol (e.e. rhif myfyriwr, dyddiad geni)
  • Eich manylion cyswllt, os ydym yn eu gwybod (y byddwn yn eu diweddaru os byddwch yn rhoi gwybod i ni eu bod wedi newid)
  • Manylion am eich cysylltiadau â’r Brifysgol, gan gynnwys:
    • Eich aelodaeth o glybiau, cymdeithasau a grwpiau cyn-fyfyrwyr
    • Eich presenoldeb yn nigwyddiadau’r Brifysgol
    • Cysylltiad o fath arall gyda ni neu ein partneriaid (gweler y rhestr isod)
    • Eich cysylltiadau â chyn-fyfyrwyr eraill neu rai sy’n cefnogi’r Brifysgol  
  • Manylion am eich teulu (e.e. eich statws priodasol, enw eich partner neu briod)
  • Data personol a ddarparwyd gennych chi at ddiben penodol (e.e. gwybodaeth am anabledd neu ddewisiadau deietegol at ddibenion rheoli digwyddiad)
  • Eich dewisiadau cyfathrebu, i’n helpu i ddarparu cyfathrebiadau teilwredig a pherthnasol.

Rydym hefyd yn cofnodi’r canlynol, os ydynt yn berthnasol, yn seiliedig ar wybodaeth y byddwch chi’n ei darparu i ni ac, mewn rhai achosion, gwybodaeth sydd ar gael yn gyhoeddus a gwybodaeth gan ein partneriaid (gweler y rhestr isod):

  • Gwybodaeth ariannol sy’n gysylltiedig â chi a’ch teulu, gan gynnwys:
    • Hanes rhoddion rydych wedi’u rhoi i’r brifysgol ac i golegau  
    • Eich gallu a’ch parodrwydd i roi arian, gan gynnwys ein hasesiad o’ch incwm ac a fyddai rhoddion neu apelau codi arian penodol o ddiddordeb i chi
    • Eich dyngarwch a rhoddion eraill gennych, gan gynnwys rhoddion i sefydliadau eraill ac unrhyw fath arall o gefnogaeth a ddarparwch (e.e. manylion rolau gwirfoddol)
  • Uchafbwyntiau eich gyrfa a chyflawniadau eraill yn eich bywyd
  • Gwybodaeth am feysydd sydd o ddiddordeb i chi a gweithgareddau allgyrsiol  

Sut rydym yn cadw eich data’n gywir ac yn gyfredol

Er mwyn sicrhau bod y data’n gywir, byddwn yn helaethu’r data sydd wedi dod gan y Brifysgol drwy ychwanegu data gan ein partneriaid (gweler y rhestr isod) a data sydd ar gael yn gyhoeddus, gan gynnwys data o’r cronfeydd canlynol (a gyrchir drwy bartner trydydd parti megis CCR (gweler isod), nid yn uniongyrchol gan Brifysgol Abertawe):

  • Gwasanaeth Cenedlaethol y Post Brenhinol ar gyfer Newid Cyfeiriad
  • System Wybodaeth Gwasanaethau Gweithredwyr BT (OSIS)
  • Gwahanol gronfeydd data a ffeiliau atal a gedwir gan, ymhlith eraill, Experian (e.e. Absolute Movers), Equifax (e.e. disConnect), Acxiom (e.e. Purity), Wilmington Millennium (e.e. Mortascreen)

Byddwn yn defnyddio chwiliadau rhyngrwyd wedi’u targedu ac mae’n bosib y byddwn yn chwilio’r gwefannau canlynol (naill ai’n uniongyrchol neu gan ddefnyddio chwilotwyr), pan fo hynny’n berthnasol, er mwyn cael y data a restrir uchod a’u cadw’n gywir:

  • Ffynonellau cyhoeddus ar gyfer cwmnïau (er mwyn dod o hyd i ddata personol cyflogeion y cwmnïau hynny, etc.):
    • Tŷ’r Cwmnïau ac adnoddau busnes eraill ar gyfer cwmnïau yn y DU
    • Gwefannau cwmnïau
  • Ffynonellau cyhoeddus ar gyfer elusennau (er mwyn dod o hyd i ddata personol cyflogeion, ymddiriedolwyr, etc  yr elusennau hynny, ac i ddod o hyd i wybodaeth am roddion a chefnogaeth):
    • Y Comisiwn Elusennau a ffynonellau rhyngrwyd eraill ar gyfer sefydliadau dielw yn y DU
    • Gwefannau elusennau
  • Ffynonellau cyhoeddus ar gyfer unigolion:
    • Sunday Times Rich List
    • Rhestrau cyfoethogion eraill, gan gynnwys rhestrau cyfoethogion rhyngwladol Forbes Magazine
    • Rhestrau Anrhydeddau y Frenhines
    • Linkedln, i wirio manylion busnes
  • Ffynonellau’r Wasg
    • Erthyglau papur newydd a chyhoeddiadau
    • LexisNexis (tanysgrifiad)

Sut mae’r Brifysgol yn cadw eich data

Caiff eich data eu defnyddio gennym ni at nifer o ddibenion rhyngdibynnol i gefnogi cysylltiadau â chyn-fyfyrwyr, cyfathrebu â chefnogwyr a chodi arian. Mae’r rhain yn cynnwys:

  • Anfon cyhoeddiadau atoch (e.e. cylchgronau cyn-fyfyrwyr a diweddariadau am y brifysgol)
  • Cynnal arolygon
  • Darparu gwasanaethau, gan gynnwys mynediad at wasanaethau chwilio am gyfaill a gwasanaethau eraill
  • Anfon cynigion, apelau a cheisiadau am roddion wedi’u teilwra atoch
  • Anfon manylion am gyfleoedd i wirfoddoli atoch
  • Eich gwahodd i ddigwyddiadau i gyn-fyfyrwyr a rhai o ddigwyddiadau eraill y brifysgol
  • Dadansoddi cyfoeth (a elwir weithiau’n ‘sgrinio cyfoeth’) ac ymchwil i gyfoeth (‘ymchwil i ragolygon’) er mwyn gwella ein dealltwriaeth o’n cyn-fyfyrwyr a’n cefnogwyr, fel sail i’n strategaeth codi arian ac er mwyn targedu ein cyfathrebiadau yn fwy effeithiol  
  • Cadw cofnodion mewnol, gan gynnwys rheoli unrhyw adborth neu gwynion
  • Dibenion gweinyddol (e.e. er mwyn prosesu rhodd gennych neu weinyddu digwyddiad rydych wedi cofrestru ar ei gyfer neu wedi ei fynychu).

Cyn ceisio neu dderbyn rhoddion sylweddol, mae’n ofynnol ein bod yn cynnal proses diwydrwydd dyladwy. Mae hyn yn cynnwys adolygu data personol sydd ar gael yn gyhoeddus sy’n ymwneud â throseddau ac euogfarnau troseddol y rhoddwr.

Mae’n bosib y bydd y cyfathrebu â chi yn digwydd drwy’r post, dros y ffôn neu yn electronig (drwy e-bost yn bennaf), yn dibynnu ar y manylion cyswllt sydd gennym a’r dewisiadau y gwnaethoch eu mynegi o ran y mathau o gyfathrebiadau yr ydych yn dymuno’u cael. Os byddwch yn rhoi manylion cyswllt ar gyfer dull penodol o gyfathrebu i ni, byddwn yn cymryd yn ganiataol eich bod wedi rhoi eich caniatâd i ni ddiweddaru eich cofnod a chyfathrebu â chi gan ddefnyddio’r wybodaeth hon, oni bai eich bod wedi rhoi gwybod i ni yn wahanol. Bydd manylion cyswllt a ddarperir yn uniongyrchol gennych chi yn diweddaru unrhyw ddewisiadau blaenorol o ran y sianel hon, oni bai eich bod yn rhoi gwybod i ni yn wahanol. Os ydych wedi cofrestru gyda’r Gwasanaeth Dewisiadau Ffôn (TPS) ond eich bod yn rhoi eich rhif ffôn i ni, byddwn yn cymryd yn ganiataol fod gennym eich caniatâd i’ch ffonio ar y rhif hwn.  

Os oes gennych unrhyw bryderon neu gwestiynau ynghylch unrhyw un neu fwy o'r dibenion hyn, neu’r ffordd yr ydym yn cyfathrebu â chi, cysylltwch â ni gan ddefnyddio’r manylion isod.

Mae’n bosib y byddwn yn dadansoddi data i’n helpu i weld a oes potensial y gallech gefnogi’r Brifysgol, i ddarparu profiad gwell i chi, i anfon cyfathrebiadau perthnasol ac amserol atoch, i ganfod cyfleoedd gwirfoddoli neu gyfleoedd i ddarparu cefnogaeth a allai fod o ddiddordeb i chi, ac i osgoi cysylltu â chi ynghylch cyfleoedd nad ydynt o ddiddordeb. Mae hyn oll yn ein helpu i godi mwy o arian ynghynt ac mewn modd mwy cost-effeithlon, i gefnogi amcanion addysgu ac ymchwil strategol y Brifysgol. Byddwn bob amser yn ceisio sicrhau, lle bo hynny’n bosib, fod unrhyw gyfleoedd a gyflwynwn yn gyson â’ch diddordebau, yn ôl yr ymchwil a wnawn.

Byddwn bob amser yn parchu cais gennych chi i roi’r gorau i brosesu eich data personol. Mae eich hawliau statudol wedi’u nodi isod.  

Pan fydd y Brifysgol yn rhannu eich data ag eraill (ein partneriaid)  

Byddwn yn rhannu data ar sail ystyriol a chyfrinachol, lle bo hynny’n briodol, gyda:

  • Sefydliadau cysylltiedig sy’n cefnogi ac yn darparu gwasanaethau i gyn-fyfyrwyr a chefnogwyr, megis:
    • Partneriaid gwirfoddoli sydd â chysylltiad agos â ni (e.e. aelodau’r Bwrdd Datblygu, penaethiaid Changhennau Cyn-fyfyrwyr)
  • Trydydd partïon a ddefnyddir gan y brifysgol i ddarparu gwasanaethau sy’n ymwneud â chodi arian, megis:  
    • Asiantaethau trydydd parti sy’n darparu data i ni ynghylch gallu unigolion i roi (weithiau gelwir hyn yn ‘sgrinio cyfoeth’)
    • Contractwyr sy’n defnyddio cronfeydd data cenedlaethol (e.e. y Gwasanaeth Cenedlaethol ar gyfer Newid Cyfeiriad) i ddarparu manylion wedi’u diweddaru i ni ynghylch ein cyn-fyfyrwyr, er enghraifft os byddwch yn symud tŷ. Yn aml, gelwir hyn yn ‘glanhau data’, a bydd y broses yn cael ei chynnal gan drydydd parti, megis  CCR (http://www.ccr.co.uk/data-cleansing). Ni fyddwn byth yn prosesu data ‘sensitif’ na data ‘categori arbennig’
    • Contractwyr eraill sy’n darparu gwasanaethau i ni, neu wasanaethau i chi ar ein rhan ni, (er enghraifft, ein darparwr telethon, Rux Burton Associates (http://www.teleraise.com/); cwmnïau postio i ddosbarthu ein cylchgrawn cyn-fyfyrwyr)

Sut rydym yn diogelu eich data

Byddwn yn sicrhau bod gennym gytundebau priodol ar gyfer rhannu data wedi’u sefydlu cyn rhannu eich data personol, gan gynnwys ar gyfer unrhyw isgontractwyr.  

 

Ni fyddwn yn gwerthu eich data personol i drydydd partïon dan unrhyw amgylchiadau, nac yn caniatáu i drydydd partïon werthu’r data rydym wedi’u rhannu gyda nhw.

Byddwn hefyd yn hwyluso cyfathrebu rhwng cyn-fyfyrwyr unigol, ond wrth wneud hynny ni fyddwn yn rhyddhau manylion cyswllt personol heb gael caniatâd ymlaen llaw.

Bydd unrhyw drosglwyddiad o’ch data dramor (y tu allan i’r Ardal Economaidd Ewropeaidd), er enghraifft i weinyddion sydd wedi’u lleoli yn Unol Daleithiau America, fel y disgrifir isod, yn cael ei ddiogelu naill ai gan ‘benderfyniad digonolrwydd’ gan y Comisiwn Ewropeaidd (yn datgan bod y wlad sy’n derbyn yn diriogaeth ‘ddiogel’ ar gyfer data personol) neu gan gymalau cytundebol safonol a fabwysiadwyd gan y Comisiwn Ewropeaidd (sy’n rhwymo’r derbynnydd i ddiogelu’r data) neu, cyn 25 Mai 2018, yn seiliedig ar hunanasesiad y Brifysgol o'r risgiau sy’n gysylltiedig â’r trosglwyddiad a’i chasgliad y bydd y data’n cael eu diogelu’n ddigonol yn ystod ac ar ôl y trosglwyddo. Mae rhagor o wybodaeth am y mesurau a ddefnyddiwn i ddiogelu data wrth eu trosglwyddo’n rhyngwladol ar gael gan ein Swyddog Diogelu Data (gweler isod am y manylion cyswllt).

Eich hawliau chi

Mae eich hawliau chi o ran y data personol yr ydym yn eu cadw amdanoch yn bwysig i ni. Os oes gennych unrhyw gwestiynau, os ydych yn dymuno cyfyngu ar brosesu data - gan gynnwys defnydd at ddibenion marchnata, neu os nad ydych eisiau i’r Brifysgol gysylltu â chi, gofynnwn i chi gysylltu â ni neu ddiweddaru eich dewisiadau.

Yn benodol, mae gennych hawl i:

•             ofyn i ni am fynediad at eich data, neu am eu cywiro neu eu dileu

•             cyfyngu ar brosesu (wrth aros am gywiro neu ddileu)

•             gwrthod cyfathrebiadau neu farchnata uniongyrchol

•             gofyn i gael eich data wedi’u trosglwyddo’n electronig i drydydd parti (cludo data)

 

Mae gennych hawl i wneud cŵyn i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth yn https://ico.org.uk/concerns/

 

Rhagor o wybodaeth

Y sail gyfreithiol ar gyfer prosesu eich data personol at y dibenion rhyngddibynnol a ddisgrifir uchod yw ei fod yn angenrheidiol er mwyn cynnal ein buddiannau cyfreithlon, cyflawni tasg er budd y cyhoedd neu arfer ein hawdurdod swyddogol. Byddwn bob amser yn trin eich data personol yn ddiogel ac yn sicrhau eu bod yn cael eu defnyddio cyn lleied â phosib, ac nad yw eich buddiannau chi’n cael eu diystyru drwy ddefnyddio eich gwybodaeth bersonol at y dibenion hyn. Yn ogystal, nid oes gofyniad statudol na chytundebol arnoch i ddarparu unrhyw ddata personol i ni.

Rheolwr eich data personol yw Prifysgol Abertawe, ac, at ddibenion datblygu a chysylltiadau â chyn-fyfyrwyr, gellir cysylltu â ni yn alumni@swansea.ac.uk.

Mae ein Swyddog Diogelu Data yn gyfrifol am fonitro cydymffurfiaeth â deddfwriaeth sy’n berthnasol i ddiogelu data personol, a gellir cysylltu â’r swyddog hwn yn dataprotection@swansea.ac.uk.

Cysylltwch â ni yn alumni@swansea.ac.uk os oes gennych unrhyw bryderon neu gwestiynau ynghylch yr wybodaeth uchod neu os ydych yn dymuno gofyn i ni beidio â phrosesu eich data personol at ddibenion penodol. Os oes gennych geisiadau penodol ynghylch y ffordd rydym yn rheoli eich data, fe wnawn bob ymdrech i’w hateb, ond sylwch ei bod yn bosib y bydd amgylchiadau lle na fyddwn yn gallu gweithredu yn unol â cheisiadau penodol. Os byddwch yn dal yn anfodlon ag ateb y Brifysgol, mae gennych hawl i fynd â’ch cwyn at y Rheoleiddiwr Codi Arian i ofyn am ymchwiliad annibynnol. Ceir rhagor o fanylion ar wefan y Rheoleiddiwr: www.fundraisingregulator.org.uk.

Byddwn yn cadw eich data am gyfnod amhenodol i gefnogi eich perthynas gydol oes â’r Brifysgol neu tan y byddwch yn gofyn i ni wneud fel arall. Byddwn yn cyhoeddi ar ein gwefan unrhyw newidiadau a wnawn i’r datganiad rheoli data hwn ac yn rhoi gwybod i chi drwy sianeli cyfathrebu eraill lle bo hynny’n briodol.

Os byddwch yn arfer eich hawl i ddileu, byddwn yn parhau i gadw set graidd o ddata personol (enw, pwnc/pynciau, manylion derbyn a graddio, rhif adnabod unigryw Prifysgol a dyddiad geni) er mwyn sicrhau nad ydym yn cysylltu â chi trwy gamgymeriad yn y dyfodol. Mae’n bosib hefyd y bydd angen i ni gadw rhai cofnodion ariannol amdanoch at ddibenion statudol (e.e. Gift Aid, atal twyll a materion cyfrifyddu).

Rhagor o wybodaeth

Y sail gyfreithiol ar gyfer prosesu eich data personol at y dibenion rhyngddibynnol a ddisgrifir uchod yw ei fod yn angenrheidiol er mwyn cynnal ein buddiannau cyfreithlon, cyflawni tasg er budd y cyhoedd neu arfer ein hawdurdod swyddogol. Byddwn bob amser yn trin eich data personol yn ddiogel ac yn sicrhau eu bod yn cael eu defnyddio cyn lleied â phosib, ac nad yw eich buddiannau chi’n cael eu diystyru drwy ddefnyddio eich gwybodaeth bersonol at y dibenion hyn. Yn ogystal, nid oes gofyniad statudol na chytundebol arnoch i ddarparu unrhyw ddata personol i ni.

Rheolwr eich data personol yw Prifysgol Abertawe, ac, at ddibenion datblygu a chysylltiadau â chyn-fyfyrwyr, gellir cysylltu â ni yn alumni@swansea.ac.uk.

Mae ein Swyddog Diogelu Data yn gyfrifol am fonitro cydymffurfiaeth â deddfwriaeth sy’n berthnasol i ddiogelu data personol, a gellir cysylltu â’r swyddog hwn yn dataprotection@swansea.ac.uk.

Cysylltwch â ni yn alumni@swansea.ac.uk os oes gennych unrhyw bryderon neu gwestiynau ynghylch yr wybodaeth uchod neu os ydych yn dymuno gofyn i ni beidio â phrosesu eich data personol at ddibenion penodol. Os oes gennych geisiadau penodol ynghylch y ffordd rydym yn rheoli eich data, fe wnawn bob ymdrech i’w hateb, ond sylwch ei bod yn bosib y bydd amgylchiadau lle na fyddwn yn gallu gweithredu yn unol â cheisiadau penodol. Os byddwch yn dal yn anfodlon ag ateb y Brifysgol, mae gennych hawl i fynd â’ch cwyn at y Rheoleiddiwr Codi Arian i ofyn am ymchwiliad annibynnol. Ceir rhagor o fanylion ar wefan y Rheoleiddiwr: www.fundraisingregulator.org.uk.

Byddwn yn cadw eich data am gyfnod amhenodol i gefnogi eich perthynas gydol oes â’r Brifysgol neu tan y byddwch yn gofyn i ni wneud fel arall. Byddwn yn cyhoeddi ar ein gwefan unrhyw newidiadau a wnawn i’r datganiad rheoli data hwn ac yn rhoi gwybod i chi drwy sianeli cyfathrebu eraill lle bo hynny’n briodol.

Os byddwch yn arfer eich hawl i ddileu, byddwn yn parhau i gadw set graidd o ddata personol (enw, pwnc/pynciau, manylion derbyn a graddio, rhif adnabod unigryw Prifysgol a dyddiad geni) er mwyn sicrhau nad ydym yn cysylltu â chi trwy gamgymeriad yn y dyfodol. Mae’n bosib hefyd y bydd angen i ni gadw rhai cofnodion ariannol amdanoch at ddibenion statudol (e.e. Gift Aid, atal twyll a materion cyfrifyddu).